59/2008. (OT 31.) ORFK utasítás
a Rendőrség Iratkezelési Szabályzatáról
Szám: 5-1/59/2008. TÜK
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. § (3) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) rendelkezéseinek figyelembe vételével – a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter és a Magyar Országos Levéltár egyetértésével, – a Rendőrség Iratkezelési Szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) meghatározása érdekében kiadom az alábbi
utasítást.
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A Szabályzat célja, hatálya
1. A Szabályzat célja az iratok készítésére, nyilvántartására, tárolására, továbbítására és selejtezésére vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása annak érdekében, hogy a Rendőrség szerveinek irattári anyaga – ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel – szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék, annak maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedék számára is fennmaradjon.
2. A Szabályzat hatálya kiterjed:
a) az Országos Rendőr-főkapitányságra (a továbbiakban: ORFK),
b) a megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságokra, a Köztársasági Őrezredre, a Nemzeti Nyomozó Irodára, a Készenléti Rendőrségre, a Repülőtéri Rendőr Igazgatóságra és a Bűnügyi Szakértői és Kutatóintézetre (a továbbiakban: területi szervek),
c) a rendőrkapitányságokra és a határrendészeti kirendeltségekre (a továbbiakban: helyi szervek),
mint iratképző szervekre (1. számú melléklet), illetve – a 3. pontban foglalt korlátozással – azok irattári anyagára.
3. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített adatokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályokban, valamint belső normákban meghatározott előírások figyelembe vételével kell alkalmazni.
4. A pénzügyi-számviteli, a személyügyi (Szenyor), valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos, és más számítógépes nyilvántartásoknak és azok bizonylatainak kezelését – a vonatkozó jogszabályok, valamint e Szabályzat figyelembe vételével – külön előírások szerint kell végezni.
Értelmező rendelkezések
5. Alszám: alszámokra tagolódó sorszámos iktatási rendszerben a két- vagy többfázisú ügyek második és további ügyiratdarabjainak iktatószáma.
6. Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása.
7. Átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti – selejtezés vagy központi irattárba adás előtti – őrzése történik.
8. Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papír alapú vagy elektronikus irat.
9. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.
10. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.
11. Elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat.
12. Elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatószámról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet.
13. Elektronikus ügyintézés: a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési munkamozzanatok összessége.
14. Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét.
15. Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz.
16. Előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye.
17. Előzménykutatás: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot kell-e neki nyitni.
18. Érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele.
19. Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása.
20. Felterjesztés: valamely iratnak a döntésre, kiadmányozásra jogosult vezető részére közvetlenül, illetve az alakisághoz, továbbá megfelelő eljárási rendhez kötött, valamint a szolgálati út figyelembe vételével történő megküldése, amely aktus egyben a felterjesztésre jogosult vezető részéről annak szavatolása, hogy az irat alakilag és tartalmilag aláírásra és kiadmányozásra alkalmas.
21. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely alkalmas az aláíró azonosítására, egyedülállóan az aláíróhoz köthető olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető.
22. Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz.
23. Hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja.
24. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel.
25. Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt, vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában, változatlan formában létezett.
26. Iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően.
27. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.
28. Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot.
29. Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja.
30. Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység.
31. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.
32. Iratszerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.
33. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.
33/A. Irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre.
34. Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége.
35. Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
36. Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.
37. Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.
38. Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez.
39. Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy vagy adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.
40. Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata.
41. Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások.
42. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.
43. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.
44. Kivonat: valamely irat egy részének szó szerinti idézése. Az eredeti irat formájának (alakjának) megtartása nem kötelező, azonban a „Kivonat ….. számú ….. tárgyú …..ból” jelölést fel kell tüntetni.
45. Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely az iratképző szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott.
46. Központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.
47. Küldemény: az az irat vagy tárgy – a reklámanyag, a sajtótermék és az elektronikus szemét kivételével -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.
48. Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, illetve olvashatóvá tétele.
49. Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.
50. Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak.
51. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
52. Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek.
53. Másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.
54. Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése.
55. Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható.
56. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, amely annak kiegészítő, elválaszthatatlan része.
57. Minősített elektronikus aláírás: olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki.
58. Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása.
59. Nyilvántartási szám: az ügykezelési segédletbe történt bejegyzések sorszáma, amely az iratok azonosítására, hollétének kimutatására szolgál. Nyilvántartási szám a rendszeresített számítógépes programban az irat azonosítására szolgáló sorszám, illetve ideiglenes ügyszám is.
60. Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz.
61. Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.
61/A. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása.
62. Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása, továbbá a vezetői döntése arról, hogy az iratot melyik iktatókönyvbe kell iktatni.
63. Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is.
64. Utóirat: valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab (az utóirat egyben egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata is lehet).
65. Ügyfélkapu: az az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve elektronikus szolgáltatást nyújtó rendszerekkel.
66. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
67. Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.
68. Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat.
69. Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.
70. Ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy.
Az iratkezelés alapelvei
71. Az iratképző szerv iratkezelését úgy kell megszervezni és működtetni, hogy az érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető, továbbá a kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen.
72. Az iratok kezelése során biztosítani kell, hogy azok tartalmát csak arra jogosult személy ismerhesse meg, biztosítva ezzel az iratokban szereplő személyes adatok és üzleti titok, valamint a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott adatok illetéktelen megismerés, illetve felhasználás elleni védelmét. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és a sérülés ellen.
73. Az irattári anyag rendszeres (évenkénti) selejtezésével gondoskodni kell az irattári anyag felesleges felhalmozódásának megelőzéséről, illetve a maradandó értékű iratok megőrzésének biztosításáról.
74. Az iratkezelés szervezetét úgy kell kialakítani, hogy szolgálja az iratképző szerv feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését (az ügyintézési érdekeket), valamint garantálja az iratok épségben és használható állapotban történő őrzését.
75. Elektronikus iratkezelés esetén kizárólag olyan elektronikus iratkezelési szoftver alkalmazható, amely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, és tanúsítvánnyal rendelkezik.
76. Az elektronikus iratkezelési szoftver alkalmazásakor ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a manuális iratkezelésnél, annak meg kell felelnie az adatbiztonsági követelményeknek, valamint üzemeltetési utasítással és felhasználói kézikönyvvel kell rendelkeznie.
II. AZ IRATKEZELÉS IRÁNYÍTÁSA ÉS FELÜGYELETE, AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE
77. A Rendőrségnél az iratkezelési feladatok központi szakirányítása, felügyelete, felkérésre egyes rendelkezések értelmezése, egyedi ügyekben állásfoglalás kialakítása, az iratkezelési tevékenységre vonatkozó jogszabály-alkotási kezdeményezések előkészítése és jogszabálytervezetek véleményezése az Országos Rendőr-főkapitányság iratkezelést felügyelő vezetőjének hatáskörébe tartozik.
78. Az iratképző szervek vezetői a szerv szervezeti és működési szabályzatában, illetve ügyrendjében határozzák meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelölik az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az iratkezelési tevékenység szakmai irányítása, felügyelete és ellenőrzése – az átruházott jogok tekintetében – ezen vezető feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető eljár a részére átruházott – és munkaköri leírásában rögzített – iratkezeléssel összefüggő feladatkörökben. Az iratképző szervek vezetői ugyanakkor továbbra is felelősek az iratkezelés jogszerűsége érdekében a hatáskörükbe tartozó intézkedések megtételéért. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek csak felsőfokú végzettséggel rendelkező személy jelölhető ki.
79. A Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti és működési, valamint ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári terv és az iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, az adatbiztonsági előírások meghatározásáért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a szervek vezetői a felelősek. A Rendőrség iratképző szerveinél még nem alkalmazott új elektronikus iratkezelési rendszer bevezetésére az országos rendőrfőkapitány előzetes jóváhagyását követően kerülhet sor.
80. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén, az illetékes levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével lehet.
81. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik különösen:
a) az iratkezelési szabályzat elkészítéséről, jóváhagyásáról, szabályszerűségéről;
b) az iratképző szervek ügyvitelének kialakításáról;
c) a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén a Szabályzat módosításának kezdeményezéséről;
d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;
e) az ügykezelési segédeszközök (ügykezelési segédletek, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról, tartalmának és szerkezetének meghatározásáról;
f) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról;
g) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;
h) az egyéb, jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.
82. Az ügykezelési tevékenység gyakorlati végrehajtása érdekében a szervezeti és működési szabályzatokban, illetve ügyrendekben oly módon kell meghatározni az ügykezelés szervezetét, hogy biztosított legyen:
a) az iratképző szervhez érkezett és az általa készített iratok érkezés, illetve a keletkezés időpontjában történő nyilvántartásba vétele;
b) az ügyviteli nyilvántartások és az ahhoz kapcsolódó – az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló – ügyviteli segédletek levéltári célra is használható módon történő vezetése;
c) a selejtezhető, valamint a maradandó értékű és ezért nem selejtezhető iratoknak az Irattári Terv megfelelő tételébe történő besorolása;
d) az iratok tartós megőrzését lehetővé tévő eszközök, anyagok és eljárások alkalmazása;
e) az elintézett ügyek iratainak – az Irattári Terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett – irattárban történő elhelyezése, és az irattári anyag szakszerű és biztonságos megőrzése, valamint használatra bocsátása;
f) az irattári anyag selejtezhető részének az Irattári Tervben megjelölt megőrzési idő letelte után a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár engedélyével történő selejtezése, valamint a feleslegessé vált példányok, másolatok folyamatos selejtezése;
g) az Ltv. rendelkezéseinek megfelelően a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratoknak, valamint a kapcsolódó nyilvántartásoknak és segédleteknek az illetékes közlevéltár részére történő átadása.
83. Az elektronikus ügykezelésben az infrastrukturális háttér megteremtéséért az illetékes gazdasági szerv vezetője a felelős.
84. Az iratkezelési feladatokat az iratképző szerv szervezeti és működési szabályzatában, illetve ügyrendjében az ügykezelési feladatok ellátására kijelölt szervezeti eleme (a továbbiakban: segédhivatal), illetve az iratképző szerv szervezeti elemeinek ügykezelői végzik. Az ügykezelő távolléte esetén a helyettesítésről gondoskodni kell. A segédhivatal szervezetében ki kell jelölni egy olyan személyt, aki az iratkezelési folyamatot az iratképző szerv tekintetében irányítja.
85. Ügykezelői beosztásban csak olyan személy alkalmazható, aki az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokból, a jelen Szabályzatból, valamint az iratkezelést ellátó szoftver gyakorlati alkalmazásából eredményes vizsgát tett. Az ügykezelő feladatait munkaköri leírásban rögzíteni kell. Az ügykezelőnek eredményes vizsga alapján adható számítógépes ügyviteli rendszerbe adatbeviteli (szerkesztési) jogosultság.
86. A gazdasági szerv vezetője a szakmai irányítást ellátó személyek bevonásával köteles gondoskodni:
a) az elektronikus iratkezelő rendszer fejlesztéséről, működésével kapcsolatos hardver és szoftver feltételek biztosításáról;
b) a szervek hivatalos elektronikus postafiókjainak működtetéséről, a működési feltételek biztosításáról;
c) a jogosultsági rendszer(ek) kialakításáról;
d) az elektronikus iratkezelő rendszer üzemeltetési utasításának elkészítéséről, folyamatos karbantartásáról;
e) az adatbiztonsági követelmények érvényesítéséről, az adatátviteli utak rendelkezésre állásáról;
f) a szótárak aktualizálásáról;
g) az adatállományok meghatározott időszakonkénti mentéséről;
h) az elektronikus iratkezelő rendszer folyamatos, szünetmentes működéséről, az adatvesztések elkerüléséről.
Az iratkezelés rendje
87. Az iratképző szerveknél vegyes iratkezelést kell működtetni. Külön iktatókönyvet kell felfektetni és vezetni:
a) az általános ügyek (jelzése: Ált.);
b) a bűnügyek iratai (jelzése: Bű.);
c) külön modulon: a szabálysértési ügyek (jelzése: Szabs);
d) a személyzeti ügyek (jelzése: Szü.);
e) az egészségügyi ügyek (jelzése: Eü.);
f) a fegyelmi ügyek (jelzése: Fe.);
g) az idegenrendészeti ügyek (jelzése: I.);
h) a közérdekű kérelmek, panaszok, bejelentések és beadványok, valamint rendőri intézkedések elleni panaszok (jelzése: P.);
i) a peres iratok (jelzése: Pp.);
j) a kárügyek (jelzése: Ka.);
k) a fegyverengedélyezéssel kapcsolatos ügyek, (jelzése: F.);
l) a személy- és vagyonvédelmi, illetve a magánnyomozói tevékenység engedélyezésével kapcsolatos ügyek (jelzése: Szv.);
m) az országos rendőrfőkapitány utasításai;
n) az országos rendőrfőkapitány intézkedései;
o) a bűnügyi főigazgató intézkedései;
p) a rendészeti főigazgató intézkedései;
q) a gazdasági főigazgató intézkedései;
r) a főosztályvezetők intézkedései;
s) az országos rendőrfőkapitány közvetlen alárendeltségébe tartozó önálló osztályvezetők intézkedései;
t) az együttes intézkedések;
u) a területi szerv vezetőjének intézkedései;
v) a területi szerv vezetője bűnügyi helyettesének intézkedései;
w) a területi szerv vezetője rendészeti helyettesének intézkedései;
x) a területi szerv főosztályvezetői, illetve főosztályvezető jogállású szervezeti egységek vezetőinek intézkedése;
y) a helyi szerv vezetőjének intézkedései;
z) az SZMSZ-ben ügyrend készítésére kötelezett szervezeti elemek vezetőinek intézkedései (ügyrend kiadása érdekében);
aa) a más szervtől érkezett normák;
bb) közigazgatási bírságok (jelzése: Kkt.);
cc) a rendőri szabálysértési előkészítő eljárás (jelzése: Szabs. ee.);
dd) manuális iktatókönyv az elektronikus rendszer leállása idejére (jelzése: Id.);
ee) külön modulon: a szabálysértési általános ügyek (jelzése: Ált.);
ff) külön modulon: a szabálysértési megkeresések (jelzése: Mk.);
gg) együttműködési megállapodások (Emü.);
hh) előkészítő eljárás (nem illetékes rkp. által tett eljárási cselekmények esetén);
nyilvántartására.
88. A 87. pontban meghatározottakon kívül más iktatókönyv állandó vagy ideiglenes jelleggel csak az ORFK iratkezelést felügyelő vezetőjének írásbeli engedélye alapján hozható létre, kizárólag abban az esetben, ha a kialakításra tervezett nyilvántartás védendő értéket vagy érdeket képvisel, illetve ha egyéb ok a külön nyilvántartás alkalmazását indokolja.
89. A Rendőrség iratkezelési tevékenységét a ROBOTZSARU, a TrafficPoint, valamint a MonDoc tanúsított iratkezelő rendszerek alkalmazásával kell végrehajtani.
Iratkezelés az elektronikus iratkezelő rendszer leállása esetén
89/A. Az elektronikus iratkezelő rendszer leállása idejére minden iktatóhelyen az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal – a vonatkozó kormányrendelet szerinti adattartalommal – papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: ideiglenes iktatókönyv) kell felfektetni, mely biztosítja az „Azonnal!”, „Soron kívül!”, „Sürgős!” kezelési utasítással ellátott, a jogszabályok által határidővel érintett, valamint a vezető által meghatározott iratok hiteles nyilvántartását. Az ideiglenes iktatókönyvben kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az iktatás során, amennyiben ismert az elektronikus iratkezelő rendszerben kapott iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ideiglenes iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
89/B. Az ideiglenes iktatókönyvet a Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni. Az ideiglenes iktatókönyvből kapott szám az irat érkeztető és iktatószáma is egyben. A számot a következő módon kell képezni: az ideiglenes manuális iktatókönyv megkülönböztető jele – iktatókönyv azonosítója / szám / évszám (pl. Id. – Bű/1/2009., vagy Id. – Ált/2/2009.). Az iktatást folyamatos sorszámozással kell végezni, az iratok átadás-átvételét főnyilvántartó könyvben nyilvántartott manuális átadókönyvben kell végrehajtani.
89/C. Az elektronikus iratkezelő rendszer újraindulását követően az ideiglenes iktatókönyvben nyilvántartásba vett iratokat át kell iktatni az elektronikus iratkezelő rendszerbe, és az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell, valamint amennyiben szükséges, az iktatószámok változásáról az érintetteket ki kell értesíteni.
89/D. Az elektronikus iratkezelő rendszer leállása esetén alkalmazott iktatókönyvet az év végén le kell zárni. Az utolsó iktatószám alatt aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a hivatali egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. Az ideiglenes iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tárolni. A papír alapú iktatókönyvben ceruzával írni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves bejegyzést egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
Az ügyviteli feladatok megoszlása
90. Az iratképző szerv segédhivatala végzi:
a) a külső szervektől, személyektől érkező küldemények átvételét, érkeztetését, amennyiben a címzésből az ügyintézésre jogosult szerv nem állapítható meg, vagy ha arra jogosult, a küldemény felbontását;
b) az iratok előzménykutatását, iktatását, csatolását, szerelését, vezetői utasításra a szkennelését, az elektronikus vagy digitalizált iratok azonosító adataikhoz történő hozzáfűzését, az iratok továbbítását a címzettekhez;
c) a szervezeti elemeknél készült, postára adandó vagy futárküldeményként kezelendő küldemények továbbítását;
d) a szervezeti elemek átmeneti irattárából átvett iratok központi irattárban történő tárolását, a kölcsönzés végrehajtását, a selejtezést, a megsemmisítést, a maradandó értékű iratok közlevéltárba átadásának előkészítését;
e) az iratképző szerv hivatalos elektronikus postafiókjának üzemeltetését;
f) a normanyilvántartást
91. A szervezeti elemek ügykezelői végzik:
a) a külső szervektől átvett küldemények érkeztetését, bontását, nyilvántartását, szignálásra történő előkészítését;
b) az iratok előzményezését, iktatását, csatolását, szerelését, vezetői utasításra a szkennelését, az elektronikus vagy digitalizált iratok azonosító adataikhoz történő hozzáfűzését, az iratok továbbítását a címzettekhez;
c) a saját készítésű, postára adandó, vagy más módon kézbesítendő küldemények segédhivatalhoz történő továbbítását;
d) a szervezeti elem hivatalos elektronikus postafiókjának kezelését;
e) a szervezeti elem átmeneti irattárának kezelését, az iratkölcsönzést, a keletkezéstől számított egy évnél régebbi iratok átadását a központi irattárnak.
92. A vezetők – a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben – végzik a szignálást, a koordinációra bocsátást, a koordináció határidejének meghatározását, az érkezett irattal kapcsolatban tett intézkedések jóváhagyását, az elintézési határidő meghatározását, végrehajtásának ellenőrzését, a határidőbe tétel engedélyezését, a saját kezdeményezésű irat kiadmányozását, a védettség és a betekintők körének meghatározását, az irattári tételszám, az irattározás, a selejtezés, az irattárba és a közlevéltárba adás engedélyezését.
93. Az ügyintézők készítik a fogalmazványt, tesznek javaslatot az irattári tételszámra, rögzítik a vezetői tájékoztatáshoz, valamint az iratkezeléshez szükséges adatokat.
Az iratkezelés rendszere
94. A Rendőrség iratképző szerveinél az iratok kezelése a 87. pontban meghatározott iktatókönyvekben történik, ahol minden irat csak egy érkeztető, illetve amennyiben iktatásköteles, egy iktatószámot kap. A küldemény, illetve az irat szervezeti elemek közötti mozgása és mindenkori fellelési helye átadáskor-átvételkor automatikusan naplózódik.
95. Az iratkezelési mozzanatokat (érkeztetést, postabontást, iktatást stb.) – a normanyilvántartás, futárposta, illetve a központi irattárhoz kapcsolódó tevékenységek kivételével – az irattal, annak mozgásával, az ügy intézésével kapcsolatos adatfelvételt – a munkaköréből, illetve a konkrét irattal kapcsolatos jogosultságától függően – az iratképző szerv bármely erre a feladatra kijelölt ügykezelője elvégezheti.
96. Az érkeztető könyvben valamennyi (papíralapú, elektronikus, egyéb adathordozón) beérkező küldemény adatai rögzítésre kerülnek, és automatikusan érkeztetési sorszámot kapnak akkor is, ha nem iktatáskötelesek.
97. A postabontó könyvben valamennyi (papíralapú, elektronikus, egyéb adathordozón) beérkező küldemény bontási adatai rögzítésre kerülnek.
98. Az iktatókönyvben történik az ügy, illetve az irat témájától függően az iratok iktatása, az egyes szervezeti elemek egymás közötti, illetve a köztük és a külső szervek közötti iratforgalom jelzése, az ügyviteli, szignálási, kiadmányozási, irattári kezeléssel, valamint közlevéltárba adási kötelezettséggel kapcsolatos adatok regisztrálása.
99. Tájékoztatás vagy válaszadás céljából az elektronikus iratkezelő rendszer koordinációs könyvében történik az iktatott irat hozzáférhetővé tétele egy időben több belső címzett részére, valamint mindezek automatikus regisztrációja. Az azonosító és egyéb ügyviteli adataikon kívül – lehetőség szerint – a rendszer a koordinációra (véleményezésre, tájékoztatásra) felkínált irat, illetve válasziratok teljes, elektronikus szövegét is kell, hogy tartalmazza. A rendszer a belső címzettek részére hozzáférhetővé tett iratmásolatokat belső koordinációs számon (BK-sorszám) tartja nyilván, a válaszokat pedig – azok sorrendjében – alszámmal látja el. A belső koordinációs számot az irat fejrésze alá, baloldalra kell felírni (pl. BK-15/2010.). A kapott koordinációs számból – amennyiben szükséges – további koordináció indítható, ebben az esetben a papíralapú iraton az újabb koordinációs számot is fel kell tüntetni.
100. A belső átadókönyvben történik egy iratképző szerven belül az érkeztetett, a bontott, a nem iktatásköteles, a még nem iktatott, továbbá az iktatott iratok belső címzetthez történő továbbítása, valamint azok átadásának-átvételének regisztrálása.
101. A külső átadókönyvben történik a Rendőrség iratképző szervei közötti, valamint a külső szerveknek, személyeknek kézbesítendő küldemények továbbításának regisztrálása.
102. A postakönyvben történik a Magyar Posta útján, valamint más hasonló feladatot ellátó szervek által továbbított küldemények nyilvántartása.
103. A futárkönyvben történik az Állami Futárszolgálat útján továbbított küldemények nyilvántartása.
104. A kölcsönzőkönyv az átmeneti, vagy a központi irattárból kikölcsönzött irat kivételének és visszavételének nyilvántartására szolgál.
105. Az elektronikus iratkezelési rendszerben az ügyviteli állományok egy közös számítógépes adatbázisban tárolódnak, amelyeket az arra jogosult, egyedi azonosítókkal és jelszóval rendelkező felhasználók a számítógépes hálózaton munkaállomásaikról elérnek, abban jogosultságuknak megfelelően írhatnak, olvashatnak, műveleteket végezhetnek.
Jogosultsági rendszer
106. Az elektronikus iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Ennek kezdeményezésére névre szóló jogosultsági dokumentáció szolgál. A dokumentumok tárolása és kezelése a rendszergazda feladata.
107. A jogosultságok beállítását, módosítását, illetve megvonását az Országos Rendőr-főkapitányságon az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető, más iratképző szervek esetében az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető javaslatára a szerv vezetője engedélyezi a jogosultsággal érintett felhasználó közvetlen vezetőjének javaslata alapján. A jogosultság beállításának, módosításának, illetve a megvonásának végrehajtása a rendszergazda feladata.
108. A felhasználók a munkakörüknek megfelelően funkcionális és hozzáférési jogosultságot kaphatnak.
109. Az elektronikus iratkezelő rendszerben egy felhasználónak több szerepköre is lehet, és egy szerepkör több felhasználónak is kiosztható.
110. A felhasználó vezetője engedélyével funkcionális és hozzáférési jogosultságát az alárendeltségébe tartozó más személyre vagy a szervezeti eleméhez tartozó, helyettesítésére kijelölt személyre átruházhatja.
III. AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
A küldemények átvétele
111. A küldemény – levél, távirat, fax, csomag stb. – postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve magánfél (ügyfél, egyéb érdekelt, stb.) személyes közreműködése útján kerül a szervhez.
112. A küldemény átvételére jogosult hivatali munkaidőben:
a) elsősorban az ügykezelő;
b) a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy;
c) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető vagy az általa megbízott személy;
d) a címzett vagy az általa megbízott személy;
e) a címzett elöljárója;
f) a postai meghatalmazással rendelkező személy;
g) az ügyfélszolgálati vagy panasziroda alkalmazottja;
h) az ügy előadója, ügyintézője;
i) az elektronikus ügyfélkapu rendszer;
j) a hivatalos elektronikus postafiók.
113. A küldemény átvételére jogosult hivatali munkaidőn túl:
a) az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy;
b) a címzett vagy a szerv vezetője által esetileg felhatalmazott személy;
c) az elektronikus ügyfélkapu rendszer;
d) a hivatalos elektronikus postafiók.
114. Amennyiben a küldeményt nem a címzett vette át, azt a legrövidebb időn belül, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén át kell adni a címzettnek. A gyors elintézést igénylő („Azonnal!”, „Soron kívül”, „Sürgős!” kezelési jelzésű) küldeményt – az érkeztetést követően – haladéktalanul továbbítani kell a címzetthez. Hivatali munkaidőn túl a gyors elintézést igénylő küldeményeket az intézkedésre jogosult személynek (vezetői ügyeletes, ügyeletes tiszt stb.) kell kézbesíteni, aki intézkedik a küldemény ügykezelőhöz történő továbbítására.
115. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát;
b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel (nyilvántartó vagy iktatószám) megegyezőségét;
c) a küldeményt (az iratot) tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét;
d) ha a küldemény nem borítékban (csomagban) érkezett, illetve amennyiben a küldemény felbontására jogosult, az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben az irat tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az irat illetékköteles, az illeték lerovásának tényét, az illetékbélyeg meglétét.
116. Az átvevő személy a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával, az átvétel dátumának feltüntetésével és az átvételi okmány lebélyegzésével köteles az átvételt elismerni. A „Sürgős!” és az „Azonnal!”, „Soron kívül!” jelzésű, továbbá a futárszolgálattól átvett küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit az átvételi okmányon és a küldeményen is rögzíteni kell. A tértivevényes küldemények esetén az átvevő személy köteles gondoskodni a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról.
117. Elektronikus ügyfélkapun keresztül érkezett küldemények esetében az elektronikus iratkezelő rendszer a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).
117/A. Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).
117/B. Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.
118. Az átvevő személy köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban foglalt, vagy a szervnél érvényben lévő biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, az elektronikusan érkezett küldemények megnyithatóságának ellenőrzése, vírusellenőrzés).
119. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon, illetve az érkeztető-postabontó könyvben egyaránt jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. Irathiány esetén ennek tényét két példányban felvett jegyzőkönyvben, illetve az érkeztető-postabontó könyvben kell rögzíteni. A jegyzőkönyvből egy példányt az iratküldő szervhez vagy személyhez kell továbbítani.
120. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt selejtezni kell.
A küldemények érkeztetése
121. Minden beérkezett küldeményt (papír alapút/elektronikusat) dokumentáltan érkeztetni kell.
122. Az érkezett küldemény borítékjáról vagy csomagolásáról, illetve az iratról az érkeztető könyvben
a) rögzíteni kell:
aa) a küldemény iktatószámát, ragszámát,
ab) a küldő szerv/személy nevét, címadatait,
ac) a belső címzett szerv/személy nevét, beosztását;
b) rögzíteni lehet:
ba) a küldemény fajtáját (adathordozóját),
bb) a küldemény érkezési módját.
bc) a kezelési jelzést,
bd) az átvétellel, az érkeztetéssel, a küldeménnyel kapcsolatos egyéb fontos információkat.
123. Az elektronikus ügyfélkapun keresztül érkező küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidejűleg.
124. A papír alapú irat szkennelésekor a rendszergazda által megadott formátumtól eltérni nem lehet.
125. A küldemények érkeztetése minden év elején újra kezdődő sorszámos rendszerben történik. A soron következő érkeztető szám, valamint az érkeztetés ideje automatikusan generálódik. Az érkeztető szám az „É-” előtagból, a sorszámból és az évszámból áll.
126. Az elektronikus iratkezelő rendszer érkeztető könyvében az érkeztető szám, az érkeztető személy azonosítójának, valamint az érkezés idejének kivételével minden adat javítható, felülírható. A módosításokat és a korábbi adatokat a rendszer automatikusan naplózza. Amennyiben ugyanazon iratot több módon (pl. faxon, elektronikus levelező rendszeren és papíron) is megküldték, és azokat külön-külön érkeztették, a küldemény első érkeztető számát kell iktatni, a további érkeztető számokat az iktatószám megjegyzés rovatában jelölni kell, ezt követően „nem iktatandó” jelöléssel kell ellátni.
127. Az érkeztetéshez – a lehetőségek függvényében – érkeztető bélyegzőt kell használni. Az érkeztető bélyegzőnek tartalmaznia kell a küldemény érkezésének időpontját (év, hónap, nap) és az érkeztető számot. Amennyiben az iratkezelő szerv érkeztető bélyegzővel nem rendelkezik, az érkeztetésre vonatkozó adatokat kézzel kell az érkezett iratra rávezetni.
128. Az érkeztető bélyegzőt, illetve az érkeztetés adatait a küldemény csomagolásán vagy az irat első oldalának bal alsó sarkában kell elhelyezni. Amennyiben az irat elektronikus adathordozón (pl. hajlékony lemezen, vagy CD-n) érkezett, az érkeztető számot a kísérő levélre és az adathordozó burkolatára is rá kell írni. Amennyiben a küldemény csomagolásán kerül rögzítésre érkeztető szám, és a csomagolás a későbbiekben nem kerül elhelyezésre az irat mellé, akkor ezeket az adatokat felbontás után az iratra rá kell vezetni.
128/A. Azon beadványt, amelyet a szerv foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul. Az érkeztetett beadványt nem kell iktatni, ha azt nem a jogszabályban előírt formában nyújtották be, azzal, hogy a küldőt ebben az esetben egy munkanapon belül elektronikus úton tájékoztatni kell a beadvány előterjesztésére irányadó formáról.
A küldemények felbontása
129. Az iratképző szervhez érkezett küldeményeket – a 131. pontban meghatározottak kivételével – a címzett, az ügykezelő vagy az elektronikus rendszer bonthatja fel.
130. A postabontó könyvben
a) rögzíteni kell a küldemény tárgyát, valamint – amennyiben a küldeményben felbontáskor érték található – az érték megnevezését, összegét és az érték elintézési módját;
b) rögzíteni lehet:
ba) a küldemény kategóriáját (tárgyszavazás),
bb) a küldemény lap- vagy darabszámát,
bc) a mellékletek leírását, számát,
bd) csatolni lehet a küldemény elektronikus (szkennelt) formáját.
131. Felbontás nélkül, a küldemény érkeztető számán a címzettnek kell továbbítani:
a) a „Saját kezű felbontásra!” (a továbbiakban: „S. k. felbontásra”) szóló küldeményeket;
b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt a címzett indokolással ellátott kérelmére az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető elrendelte;
c) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az iratképző szerv vezetője elrendelt;
d) azon küldeményeket, amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek.
132. A felbontás nélkül a címzett részére továbbított küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel. Ha az ilyen küldeményt a rendes ügymenetben kell elintézni, azt iktatni kell, vagy az ügykezelőnek vissza kell adni iktatásra, illetve a nyilvántartásba vételhez szükséges adatokat közölni kell az ügykezelővel.
133. A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell az iraton feltüntetett mellékletek meglétét. A mellékletek hiánya esetén a 119. pontban írtak szerint kell eljárni. A mellékletek hiánya esetén – amennyiben lehet – az ügy elintézését meg kell kezdeni és ezzel egy időben a küldő szervet hiánypótlásra kell felkérni.
134. „Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, azt nem kell iktatni, de a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a közfeladatot ellátó szerv által használt formátumokról. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.
135. Amennyiben az elektronikus iratkezelő rendszer nem rendelkezik automatikus értesítési lehetőséggel, az értesítést írásba kell foglalni. Az értesítésnek tartalmaznia kell a küldemény azonosító adatait, azon tényt, hogy az elektronikus irat nem nyitható meg, a hiánypótlás szükségességét, illetve az érkeztetést végző személy aláírását.
136. Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni kell. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni.
137. A küldemények téves felbontásakor a felbontó a téves felbontás tényét a felbontott küldeményen a dátum megjelölésével és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátva aláírásával dokumentálja, és a küldemény visszazárása után azonnal gondoskodik a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. A felbontás tényét és dátumát az érkeztető szám megjegyzés rovatában is köteles rögzíteni.
138. A borítékot mindig az irat mellé kell csatolni, ha:
a) a postára adás időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet;
b) a feladó neve és pontos címe az iratból nem állapítható meg;
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett;
d) a küldemény „S. k. felbontásra” jelzéssel érkezett;
e) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel;
f) a boríték „ajánlott”, „ajánlott-tértivevény” vagy „elsőbbségi” postai jelzéssel ellátott.
139. Amennyiben a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg az értéket köteles az iraton vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan részletesen feltüntetni. A pénzt vagy egyéb értéket elismervény ellenében a szerv pénzkezeléssel megbízott dolgozójának kell átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. Az illetékbélyeg értékét az iraton rögzíteni kell, és – amennyiben az még nem történt meg – az illetékbélyeget az iratra fel kell ragasztani, majd áthúzással vagy felülbélyegzéssel értékteleníteni kell. Az illetékkel kapcsolatos – a Szabályzatban nem szabályozott – egyéb eljárásokat az illetékről szóló hatályos rendelkezések szerint kell végrehajtani.
A küldemények szignálása
140. Az ügykezelő az iratot az iktatást megelőzően vagy a 145. pontban meghatározott esetekben az iktatást követően szignálás végett köteles a szerv vezetőjének vagy megbízottjának, illetőleg a szignálásra feljogosított személynek bemutatni. Kitöltetlen előadói ívbe helyezve kell bemutatni a papíralapú küldeményeket, míg azon elektronikus iratokhoz, melyeknek ügyintézése elektronikusan történik, nem kell előadói ívet alkalmazni. Utóbbi esetben a vezetői és ügyintézői feljegyzéseket az elektronikus iratkezelő rendszerben kell dokumentálni.
141. Az előadói ívben az iratokat úgy kell sorrendbe helyezni, hogy a kezdő irat a legalsó, míg a legnagyobb alszámú irat vagy kiadmánytervezet a legfelső helyen helyezkedjen el.
142. Az előadói ív az iktatott iratot végigkíséri az érkezéstől, illetve a keletkezéstől a selejtezésig. A saját kezdeményezésű iratoknál az ügyintéző köteles a rendelkezésére álló adatokkal kitöltött előadói ívet mellékelni. Külön meghatározott esetekben a rendszeresített speciális előadói ívet kell alkalmazni (pl. bűnügyi iratok esetén bűnügyi borító, a fegyvertartási kérelmekhez, a fegyelmi iratokhoz rendszeresített speciális előadói ív, szabálysértési iratoknál szabálysértési borító, idegenrendészeti ügyiratok esetén ügydosszié).
143. Nem kell előadói ívet alkalmazni:
a) a szervekhez érkező normákhoz;
b) a folyamatban lévő ügyben érkező irathoz;
c) az iktatásra nem kerülő iratokhoz.
144. Az előadói ívet csak a vezető iktatásra, illetve intézkedésre utaló szignálása után kell kitölteni. Abban az esetben, ha az érkezett irat érdemi intézkedést igényel, a csatolt előadói íven az egyéb vezetői utasítások, ügyintézői és ügykezelői feljegyzések rögzítése is kötelező, amennyiben ezen utasítások nem kerülnek rögzítésre az elektronikus iratkezelő rendszerben.
145. A vezető előzetesen meghatározott ügyfajták esetében engedélyezheti az irat bemutatás (szignálás) előtti iktatását. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, és az ügy feldolgozására az ügyintéző kijelölése már korábban megtörtént.
146. Az irat szignálására jogosult vezető:
a) kijelöli az ügyintézőt (szervezeti egységet és/vagy személyt), meghatározza, hogy az iratot melyik iktatókönyvbe kell iktatni, közli az elintézéssel kapcsolatos utasításait (elvégzendő feladat, határidő, sürgősségi fok stb.), meghatározza az irat tárgyát és az előadó íven a szignálást keltezéssel, aláírással hitelesíti;
b) azon iratok esetében, amelyekhez nem kell előadói ív, az a) pontban meghatározott adatokat az iratra jegyzi rá és visszaadja az ügykezelőnek;
c) az a) alpont szerint kitöltött előadói ívbe elhelyezett iratot visszaadja az ügykezelőnek;
d) elektronikus ügyintézés esetén utasításait az elektronikus rendszerbe bejegyzi vagy bejegyezteti.
147. Az arra jogosultak a szignálás adatait felülírhatják, a feladatot továbbadhatják, új felelőst, határidőt, instrukciókat határozhatnak meg, illetve a korábbi adatokat módosíthatják (továbbszignálás, átszignálás).
Határidő megállapítása
148. Amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik, az ügyek elintézésének általános határideje harminc nap, amely egy alkalommal legfeljebb harminc nappal meghosszabbítható. Ennél hosszabb határidőt csak jogszabály határozhat meg.
149. Amennyiben a szignálást végző az iraton vagy az előadói íven ettől eltérő határidőt nem határoz meg:
a) „Azonnal!” jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő munkanap kezdetéig;
b) „Soron kívül!” jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő második munkanap végéig;
c) „Sürgős!” jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő harmadik munkanap végéig;
kell intézkedni a szignálásban meghatározott feladat végrehajtására.
150. Határidő kijelölése, módosítása:
a) a vezető, illetve az arra jogosult személy határidőt jelölhet meg az alárendelt szerveknek, ettől eltérő más szerveket rövid indokolással kell felkérni a határidő betartására;
b) határidőt úgy kell megállapítani, hogy az intézkedést végrehajtó szervnek vagy személynek (ügyintéző, ügyfél) elegendő idő álljon rendelkezésére az ügy elintézéséhez;
c) az ügyintéző köteles jelenteni vezetőjének, ha az ügyet a határidőig elintézni nem tudja, amennyiben a határidőt felső szerv állapította meg, távbeszélőn vagy írásban hosszabbítást kell kérni. Távbeszélőn adott határidő-hosszabbítás esetén az előadói ívre, az ügyiratra, vagy az elektronikus iratkezelő rendszerben fel kell jegyezni az új határidőt, az engedélyező nevét, rendfokozatát, beosztását, az engedélyezés idejét.
Iratkezelési okmányok, segédletek és bizonylatok
151. Az iratkezelés alapokmánya a Főnyilvántartó Könyv és az iktatókönyv(ek).
152. Iratkezelési segédletek és bizonylatok:
a) segédletek:
aa) az érkeztető könyv,
ab) a postabontó könyv,
ac) a kutatási nyilvántartás,
ad) a törzskönyv;
b) bizonylatok:
ba) a postakönyv,
bb) az átadókönyv,
bc) a futárkönyv,
bd) a sokszorosító napló.
153. Minden iratkezelési okmányt használatba és nyilvántartásba vétel előtt hitelesíteni kell. A hitelesítés összefűzésből és záradékolásból áll. A hitelesítési záradék az okmány megnevezését, a lapok számát (számmal és betűvel), a használatba vétel időpontját, keltezést és aláírást, valamint a hitelesítő szerv körbélyegzőjének lenyomatát tartalmazza. Megnyitáskor nem kell hitelesíteni az elektronikus iratkezeléssel előállított okmányokat.
154. A Főnyilvántartó Könyvet az iratképző szerv vezetője, minden más okmány hitelesítését az iratkezelést felügyelő személy vagy az általa megbízott személy köteles elvégezni. A megbízást munkaköri leírásban rögzíteni kell. Az iratképző szerv egyetlen Főnyilvántartó Könyvvel rendelkezik, melyet a segédhivatal kezel.
155. Az okmányok lapjait tintával meg kell számozni, a lapokat zsineggel át kell fűzni, a zsineg végeit össze kell kötni és a kötést körcímkével (ragasztószalaggal) a külső borítólap belső oldalához kell erősíteni. Amennyiben a könyvhöz (füzethez) belső borítólap is tartozik, azt is be kell lapszámozni (könyvben, füzetben hitelesítés után számozatlan lap nem maradhat).
156. Nem kell átfűzni azon okmányokat, amelyek könyvkötészeti eljárással készültek, és a megbontásuk ránézéssel megállapítható. Amennyiben használat során egyes lapok kilazulnak, az átfűzést pótlólag végre kell hajtani.
157. Az okmányokon a hitelesítési záradékot a külső borító belső oldalának alsó részén – az átfűzést leragasztó körcímke alatt – kell elhelyezni.
158. A körcímke bélyegzésére Főnyilvántartó Könyv esetében az iratképző szerv vezetőjének bélyegzőlenyomatát, minden más okmány esetében az iratkezelést felügyelő személy bélyegzőlenyomatát kell alkalmazni. A bélyegzésnél ügyelni kell arra, hogy a bélyegzőlenyomat egyik fele a körcímkére, míg a másik fele a borító belső lapjára kerüljön.
159. Az okmányokat használatba vételkor az iratképző szerv fejbélyegzővel kell ellátni.
160. A Főnyilvántartó Könyvet nem kell nyilvántartásba venni. A Főnyilvántartó Könyvet egyes sorszámmal kell kezdeni, betelte után a következő könyvet sorszámkihagyás nélkül kell folytatni. A sorszám előtt a „Főnyilvántartás” rövidített megkülönböztető jelzését kell alkalmazni (pl. Fnyt. 50.). A számképzésnél az aktuális évszámot kiírni nem kötelező.
161. Az iktatókönyvek, segédletek és a bizonylatok a Főnyilvántartó Könyvből kapnak számot.
162. A papír alapú iratkezelési okmányok vezetésénél a következő szabályokat kell alkalmazni:
a) a kitöltést tintával kell végrehajtani;
b) a rovatokat olvashatóan és pontosan kell kitölteni;
c) téves bejegyzés esetén a helytelen adatot vékony vonallal oly módon kell áthúzni, hogy az eredeti adat olvasható maradjon, alá, fölé vagy mellé kell írni a helyes adatot, és a javítást keltezéssel és olvasható aláírással kell igazolni;
d) a tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.
163. A papír alapon vezetett iratkezelési okmányok esetében a bejegyzésre felhasznált utolsó számot követően azt aláhúzással kell lezárni, és a lezárást keltezéssel, a lezárást végző személy aláírásával, továbbá a körbélyegző lenyomattal hitelesíteni kell. A lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni.
163/A. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.
163/B. Az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválni kell, és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.
164. Amennyiben az iratkezelési okmányok beteltek, vagy azokat a használatból kivonják, irattárba helyezik vagy megsemmisítik, a kivonás, irattárba helyezés vagy a megsemmisítés tényét, annak időpontjának megjelölésével a Főnyilvántartó Könyv megfelelő rovatába be kell jegyezni.
165. A Főnyilvántartó Könyvben dokumentálni kell, amennyiben az iratképző szerv megnevezése változik. A dokumentálást a következőképpen kell végrehajtani:
a) az utolsó bejegyzés alatt vízszintes vonalat kell húzni;
b) a vonal alatt a szerv új megnevezését kell rögzíteni;
c) a dokumentálást követően a számozást folytatni kell.
Iktatókönyv, az iratok iktatása
166. Iktatókönyvben kell nyilvántartani a szervekhez érkezett vagy az ott keletkezett iratokat.
167. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett bűnügyi, bűnügyi együttműködéssel, szabálysértéssel, fegyver-, személy- és vagyonvédelmi, illetve magánnyomozói tevékenység engedélyezésével, peres eljárással kapcsolatos iratokat éven túli iktatással lehet nyilvántartani úgy, hogy a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat a már meglévő iktatószám soron következő alszámára kell iktatni.
168. Az iktatószám alatt folyamatosan, alszámokon kell nyilvántartani az ügy különböző fázisaiban keletkezett iratokat.
169. Az iktatókönyveket minden naptári év végén le kell zárni, és a következő évben a sorszámot újból eggyel kell kezdeni.
169/A. A 167. pontban meghatározott iktatókönyvekben végrehajtott zárás után a lezárt iktatókönyvben új irat új főszámra történő iktatása nem megengedett, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy főszámának soron következő alszámára kell iktatni.
170. Az iktatószám felépítése: az iktatóhely azonosítója/az iktatókönyv sorszáma (főszám) – a hozzá tartozó alszám/évszám, a számsor végén az iktatókönyv egyedi azonosítója (pl. 99999/5-1/2002.Ált.). A főszám – alszám/év/ egy egységként tekintendő azonosító.
171. Az iktatószámot a saját készítésű iraton a szervezeti elem megnevezése alatt az irat bal felső sarkában, az érkezett irat esetében az iktatóbélyegző lenyomatában kell elhelyezni.
172. A beérkező és iktatást igénylő irat jobb felső részére iktatóbélyegző lenyomatot kell elhelyezni és annak rovatait kitölteni. Amennyiben helyhiány miatt ez nem lehetséges, úgy az iktatóbélyegzőt az irat utolsó lapjának hátoldalára kell elhelyezni. Az iktatóbélyegző lenyomatát borítólapra, előadói ívre, csatolt üres lapra tilos elhelyezni.
173. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
a) a szerv nevét, székhelyét;
b) az iktatás évét, hónapját, napját;
c) az iktatószámot (alszámot);
d) az ügyintéző szerv megnevezését, vagy az ügyintéző személy nevét;
e) a példányszámot, lapszámot, a mellékletek számát.
174. Az iktatószámot és az esetleges előzmények iktatószámait fel kell tüntetni az előadói íven. Amennyiben az irat elektronikus adathordozón (pl. hajlékony lemezen vagy CD-n) érkezett, az iktatószámot a papír alapú kísérőlevélre és az adathordozó burkolatára is rá kell írni.
175. Az iktatószámot a mellékletre is fel kell jegyezni „Melléklet ….. számú irathoz” szöveggel. Erre a célra bélyegzőt is lehet használni.
176. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben vagy vezetői utasításra érkeztetni lehet:
a) a könyveket;
b) a reklámanyagokat, tájékoztatókat;
c) a meghívókat;
d) a nem szigorú számadású bizonylatokat;
e) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;
f) nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat;
g) a munkaügyi nyilvántartásokat;
h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
i) a közlönyöket, sajtótermékeket;
j) a visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.
177. Az iratokat az érkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell. Haladéktalanul kell elvégezni a táviratok, az elsőbbségi küldemények, az „Azonnal!”, a „Sürgős!” és a „Soron kívül!” jelzéssel ellátott iratok iktatását.
178. Az iratok iktatása a 87. pontban meghatározott iktatókönyvekben történik.
179. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell. A 167. pontban meghatározottak szerinti iktatást végző szerveknél a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett, egy főszámon nyilvántartható ügyek esetében a küldeményt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
180. Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat:
a) iktatószám;
b) iktatás időpontja;
c) beérkezés időpontja, módja, érkeztetési azonosítója;
d) adathordozó típusa (papír alapú, elektronikus), adathordozó fajtája;
e) expediálás időpontja, módja;
f) küldő adatai (név, cím);
g) címzett adatai (név, cím);
h) hivatkozási szám (idegen szám);
i) mellékletek száma, típusa (papír alapú, elektronikus);
j) ügyintéző megnevezése;
k) irat tárgya;
l) elő- és utóiratok iktatószáma;
m) kezelési feljegyzések;
n) intézés határideje, módja és elintézés időpontja;
o) irattári tételszám;
p) irattárba helyezés.
181. Az irat iktatószámáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről – az érkeztetési számra hivatkozással – a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított öt munkanapon belül értesíteni kell. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.
182. Az iktatási adatok felvétele után, vezetői döntés alapján az ügykezelő köteles gondoskodni az érkezett ügyintézést igénylő papíralapú iratok szkenneléséről, a beszkennelt és az elektronikus (levelezőrendszer, Internet) formátumban érkezett iratok nyilvántartási adataikhoz történő hozzáfűzéséről.
Az irat átadása-átvétele szervezeten belül
183. Az iratképző szerv szervezeti elemei között az irat átadás-átvételét átadókönyvben kell dokumentálni. Az átadókönyvbe be kell jegyezni:
a) az átadó szerv megnevezését vagy az átadó személy nevét;
b) az átvételre felhívott szerv megnevezését vagy személy nevét;
c) az átvételre felhívás dátumát;
d) az átvétel dátumát;
e) az irat tárgyát;
f) az irat iktatószámát;
g) az irat példány-, lapszámát.
184. Amennyiben az elektronikus iratkezelő rendszer elektronikus átadókönyvvel rendelkezik, manuális átadókönyvet vezetni nem kell.
Kiadmányozás
185. Iratokat kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá. Iratot kiadmányként csak hitelesen lehet továbbítani. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az ORFK Bűnügyi Főigazgatóság Nemzetközi Bűnügyi Együttműködési Központ (a továbbiakban: NEBEK) feladat- és hatáskörébe tartozó, a nemzetközi bűnügyi együttműködés során készített, joghatás kiváltására nem alkalmas elektronikus irat. A kézbesítés módjáról (pl. tértivevényes, ajánlott küldemény) a kiadmányozás során kell dönteni.
186. Az irat akkor hiteles kiadmány, ha:
a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel;
b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel;
c) a közigazgatási hatóság a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el;
d) a bíró, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el; vagy
e) a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló törvényben meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.
187. Nyomdai sokszorosítás esetén az irat akkor hiteles kiadmány, ha:
a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy
b) a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata
szerepel.
188. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:
a) „Saját kezű felbontásra!”;
b) „Más szervnek nem adható át!”;
c) „Nem másolható!”;
d) „Kivonat nem készíthető!”;
e) „Elolvasás után visszaküldendő!”;
f) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével);
g) „Nem nyilvános!”;
h) „Üzleti titkot tartalmaz!”;
i) „Azonnal!”;
j) „Sürgős!”;
k) „Soron kívül!”;
l) „Baleset esetén csak a küldő szerv bonthatja fel!”;
m) „Külön kézbesítővel továbbítandó!”.
189. A kezelési utasítást az iraton, illetve – amennyiben az a mellékletre is kiterjed – a melléklet jobb felső sarkában és az előadói íven is fel kell tüntetni. Szükség szerint az iraton több kezelési utasítás is felsorolható.
190. A szervnél keletkezett iratokról a kiadmányozó, a kiadmányozó jogutódja, illetve a hitelesítéssel felhatalmazott személy jogosult hiteles papír alapú és elektronikus másolatot kiadni a vonatkozó jogszabályi előírások figyelembe vételével. Hiteles elektronikus másolatot készíteni minősített elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet.
191. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző akkor használható, ha ezt az iratok nagy száma feltétlenül indokolja. A bélyegző használatának részletes feltételeit az érintett kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy határozza meg. A névaláírást tartalmazó bélyegző nem alkalmazható azokon a kiadmányokon, amelyekhez joghatás fűződik.
192. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.
193. A Rendőrség belső hivatalos levelezési rendszerében elektronikusan, elektronikus aláírás nélkül érkezett iratok hitelességét – amennyiben papír alapon is megjelenítésre kerül – a nyomtatást végző személynek igazolnia kell. Az igazolásnak tartalmaznia kell azt a tényt, hogy az irat az elektronikus úton érkezett irat szövegével azonos, illetve az igazolást készítő személy aláírását. Az igazolást az érkezett irat küldőjének aláírása alatt kell elhelyezni.
Az irat továbbítása, expediálás
194. A más szerv részére küldött papír alapú iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon küldött irat esetén a továbbítás tényét a szervnél maradó előadói ívre fel kell jegyezni, valamint a továbbítást igazoló szelvényt az irathoz kell csatolni.
195. A boríték (csomag) címoldalán fel kell tüntetni:
a) a küldő szerv megnevezését;
b) az irat(ok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint a sorszámukat;
c) a címzett megnevezését és címét;
d) az iratkezelési utasításokat.
195/A. Az országos rendőrfőkapitány, a főigazgatók, az Országos Rendőr-főkapitányság szolgálatvezetői, az Országos Rendőr-főkapitányság Hivatalának vezetője, valamint a területi szervek vezetői és azok helyettesei külső szervnek, személynek szóló levelezés során színes vagy fekete-fehér címeres borítékot alkalmazhatnak.
196. Szükség esetén – ha az iratforgalom nagysága indokolja – az irattovábbításhoz futárzsákot lehet alkalmazni. A futárzsák lezárásához lakatot kell használni, amelynek kulcsát a szerv vezetője által kijelölt személy kezeli. Az iratokról legalább két példányban futárjegyzéket kell készíteni, a futárzsák átadása kétpéldányos futárzsák-jegyzékkel történik.
197. Az iratokat az Állami Futárszolgálat (a továbbiakban: futárszolgálat) országos rendszerébe bekapcsolt szerveknek a futárszolgálat útján, más szervnek vagy magánszemélynek postán, elektronikus úton vagy alkalmi kézbesítővel kell továbbítani.
198. A központi postafiók-számot használó szervek kizárólag a futárszolgálat útján továbbíthatják küldeményeiket. A szervek indokolt esetben költségkeretük terhére saját postafiókot nyithatnak. A futárszolgálat közreműködésével postára feladott küldemények előkészítését (pl.: címzés, csomagolás) a postai előírásoknak megfelelően kell végezni. Ha az iratot csomagban továbbítják, annak lezárásáról gondoskodni kell.
199. Amennyiben az irat faxon kerül továbbításra, azt nem kell futárral (kézbesítővel) is továbbítani. Hőpapíros faxról a fogadó szervnek fénymásolatot kell készítenie, és ezt kell eredeti iratnak tekinteni.
200. Az expediálás adatainak felvételét az ügyintéző végzi. Ennek során megadja:
a) a küldemény elküldésének módját;
b) címzett szerv(ek), személy(ek) nevét, címadatait.
201. Az ügykezelőnek expediálás előtt ellenőriznie kell, hogy az aláírt, hitelesített iraton végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a mellékleteket, megfelelő-e a címzés, el van-e látva a szükséges alaki kellékekkel. Az iraton és a borítékon a címzésen kívül az iktatószámot is fel kell tüntetni. E feladat elvégzése után az irat irattári példányának első lapján a jobb alsó részen jegyezni kell a továbbítás keltét és a továbbító személy szignóját.
202. Az expediálás postai, valamint futárszolgálati küldemény esetében a segédhivatalokban, fax és elektronikus küldemény esetében a készítő szervezeti elemeknél történik.
203. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (pl. posta, kézbesítő). A postai küldemények ajánlott, elsőbbségi, tértivevényes, jelzés nélküli (sima) küldeményként kerülnek elküldésre. Tértivevény esetén ki kell tölteni a tértivevény nyomtatványt, amelyre a küldeni kívánt küldemény iktatószámát, illetve a joghatást kiváltó irat iktatószámát is rá kell vezetni.
204. Amennyiben az irat az előírt követelményeknek megfelel, az iratkezelő a postakönyvbe bevezeti azokat a küldeményeket, melyek továbbítására megkülönböztetett postai rövidítések érvényesek. [Ajánlott (R), elsőbbségi (E), elsőbbségi + ajánlott (R+E)]. A rövidítéseket a borítékra is rá kell írni. A postai előjegyzés nélküli küldeményeket a postakönyvbe darabszám szerint kell bevezetni.
205. A tértivevény visszaérkezésének tényét és dátumát az elküldött irat iktatószámánál az iktató könyvben regisztrálni kell. A tértivevényt az ügyintéző szervezeti elemnek kell visszaküldeni, ahol azt az irattári példányhoz csatolva meg kell őrizni.
206. Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájl nevét és típusát, az adathordozó paramétereit, és azt, hogy rendelkezik-e elektronikus aláírással.
207. Elektronikus iratot magánszemélynek csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.
208. A büntető- és szabálysértési ügyek, valamint az ehhez kapcsolódó bűnjelek és egyéb tárgyak, valamint büntető és szabálysértési ügyekben keletkezett iratok akkor továbbíthatók a futárszolgálattal, ha megfelelnek a futárküldeményekre vonatkozó jogszabályi előírásoknak, továbbá:
a) méretüket és mennyiségüket tekintve futárjáratokkal szállíthatók;
b) a folyékony, törékeny, mérgező, fertőzésveszélyes, romlandó, bűzös tartalmú vagy egyéb okból veszélyes küldemények csomagolási módja kizárja a szállítás során történő sérülés és káros következmények bekövetkezésének lehetőségét;
c) tűzveszélyes, sugárzó vagy robbanóanyagot nem tartalmaznak;
d) csomagolásukon feltüntetésre került a „Bűnjel!” felirat, a tartalom, a belső és külső csomagolás módja, valamint a csomagolást végző személy neve;
e) a vér- és vizelet-, valamint a DNS minták a továbbításukra rendszeresített egységcsomagban, egyedi azonosításra alkalmas nyilvántartási számmal vannak ellátva.
IV. IRATTÁROZÁS, LEVÉLTÁRBA ADÁS
A rendőrségi irattárak
209. Az iratképző szervek segédhivatalainak kezelésében központi irattárat, az iratképző szervek szervezeti elemeinél átmeneti irattárat kell létrehozni és működtetni.
210. Az iratképző szervek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint megóvásáról gondoskodni.
211. A köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá – a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve – megsemmisíteni tilos.
212. A központi irattárban elhelyezett iratok védelmét és őrzését a következő rendelkezések betartásával kell biztosítani:
a) az iratok kezelése és tárolása egyéb tevékenységtől elkülönítetten történik;
b) a munkatevékenységet úgy kell meghatározni, hogy a takarítás, karbantartás csak az irattári munkatárs jelenlétében történhessen;
c) a nyílászárót külső behatolás ellen ráccsal, a bejárati ajtót pecsételhető rács felszerelésével védetté kell tenni, az ajtóra jól látható helyen fel kell tüntetni a belépésre jogosultak nevét, rendfokozatát és beosztását;
d) a helyiséget „C” tűzveszélyes osztályba kell sorolni, és arra ennek megfelelő tűzvédelmi előírásokat kell megállapítani, azt technikai elektronikai eszközökkel, riasztó berendezéssel, tűzjelző készülékkel fel kell szerelni;
e) a helyiség elhagyásakor annak szabályos lezárása után a kulcsot kulcsdobozban a szerv vezetője által meghatározott helyen kell tárolni;
f) az iratokat sugárzó napfénytől elzártan kell tárolni,
g) az ideális léghőmérséklet 19 °C, amit központi, táv- vagy egyedi fűtéssel kell biztosítani;
h) a hőmérsékleti és légnedvességi viszonyokat úgy kell kialakítani, hogy azok megakadályozzák, de legalábbis csökkentsék a káros fertőzések lehetőségét, a relatív légnedvesség nem ingadozhat, 65% feletti relatív páratartalmú helyiségben tilos központi irattárat kialakítani. A helyiségben nem lehet vízfőnyomó-vezeték, valamint szennyvíz-elvezető csatorna;
i) gondoskodni kell a megfelelő megvilágításáról;
j) biztosítani kell a rendszeres levegőcserét, a szellőztetést, ami természetes és mesterséges szellőztetés egyaránt lehet.
Az Irattári Terv
213. A Rendőrség valamennyi szervére vonatkozóan, jelen Szabályzat 1. számú függelékeként kiadott Irattári Terv „Általános” és „Különös része” tartalmazza tárgykör szerint csoportosítva azon iratfajtákat, amelyek a rendőri szervek gyakorlatában általában, illetve egy adott szakterülethez kapcsolódva speciálisan előfordulhatnak, tárgykörönként megjelölve az adott tárgyban keletkező iratok megőrzési idejét.
214. A vezetők kötelesek figyelemmel kísérni a vezetésük alá tartozó szerveknél keletkező iratfajták tárgykörének alakulását, és esetleges módosító javaslataikat, észrevételeiket minden év október 31-ig kell megküldeni az ORFK iratkezelést felügyelő vezetőjének. A Szabályzat és Irattári Terv bármilyen módosítása esetén azt egyetértés beszerzése céljából meg kell küldeni a Magyar Országos Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter részére.
Az irat irattárba helyezése
215. Irattárba kell helyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.
216. Az ügyintéző az iratot irattárba helyezés előtt köteles átvizsgálni, hogy az teljes-e (az alapirat mellett szerepelnek-e az egyes alszámokra iktatott iratok, az ügyhöz tartozó mellékletek és a csatoltként vagy szereltként jelzett egyéb iratok), nincs-e köztük elintézetlen irat, illetve köteles az iratokat iktatásuk sorrendjében összeállítani, és dönteni a csatolt irat végleges szereléséről, vagy csatolás megszüntetéséről.
217. Az iratrendezés során az ügyintézőnek gondoskodnia kell a feleslegessé vált munkapéldányok és másolatok ügyiratból történő kiemeléséről, és a selejtezési eljárás mellőzésével történő megsemmisítéséről.
218. Az ügyben készített utolsó irat keletkezésének időpontjában hatályos Irattári Terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az ügyintéző határozza meg, és rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az ugyanabban az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni. Az irattári tételszámot mind az ügyiraton, mind az iktatókönyvben (elektronikus iratkezelő rendszer) fel kell tüntetni.
219. Irattárba helyezés előtt az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben hiányosságot észlel, azt jelzi az ügyintézőnek, aki köteles soron kívül gondoskodni annak pótlásáról.
220. Az iratokat irattári tételszám szerint, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjébe kell csoportosítani.
221. Szükség esetén egyes iratokat irattári tételszám szerint összevontan is lehet csoportosítani. Ebben az esetben az iratokat a csoporton belül szervezeti egységenként, azon belül évfolyamonként kell elhelyezni. Ilyen iratok lehetnek pl.:
a) a) a belső normák;
b) a szervezetre, létszámra, ügyvitelre vonatkozó javaslatok, tervezetek;
c) a munkatervek;
d) a végzett munkáról szóló jelentések;
e) az ellenőrzésekről szóló jelentések;
f) a vezetői és szakmai értekezletek anyagai.
Átmeneti irattár
222. Az iratképző szervek szervezeti elemei kötelesek a feladat-, és hatáskörükbe tartozó irataikat egy adott tárgyévben az általuk működtetett átmeneti irattárban megőrizni, és azt követően – külön ütemtervben megállapított időben – rendezett állapotban azokat a központi irattárnak leadni. Azon iratképző szerveknél, ahol a szervezeti elemek elhelyezkedése miatt átmeneti irattárat kialakítani nem tudnak, az iratképző szerv segédhivatala kötelezett szervezeti elemenkénti átmeneti irattár elhelyezését biztosítani. Az átmeneti irattár a központi irattár helyiségén belül, elkülönítetten is kialakítható.
223. Amennyiben az iratképző szervnél olyan régi elintézetlen iratok kerülnének elő, amelyek időközben már elvesztették időszerűségüket, azok irattárba helyezéséről a szerv vezetője vagy a kiadmányozási joggal felruházott ügyintéző köteles rendelkezni.
224. Az átmeneti irattáraknak biztosítaniuk kell az irattározott iratokhoz történő gyors és ellenőrzött hozzáférést, a selejtezéshez, illetve levéltárba adáshoz szükséges adatok vezetését. Ennek érdekében az irattározáskor rögzíteni kell:
a) az irattározás helyét;
b) az irat irattárba helyezésének dátumát;
c) az Irattári Tervből kiválasztott irattári tételszámot.
225. Az irattározott irat dobozára, illetve az iratkötegre rá kell írni a szerv megnevezését és az irattári tételszámot.
226. Az iratok központi irattárba történő befogadására a segédhivatalok ütemtervet kötelesek készíteni. Az ütemterv nem állapíthat meg az Ltv. 15 éves átadási határidejével összhangban nem álló átadási időt.
A központi irattár működése, a maradandó értékű iratok levéltári átadása
227. Az iratképző szervek kötelesek központi irattárat kialakítani és működtetni.
227/A. A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,
b) a 167. pontban meghatározottak szerinti iktatást végző szerveknek – a helyi megőrzési idő után – az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá
c) a 163/A. pont szerint elkészített elektronikus adathordozókat
kell leadni.
227/B. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
228. A központi irattár:
a) végzi a részére átadott iratok őrzését az illetékes közlevéltárnak történő átadásig;
b) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár, illetve egyéb illetékes közlevéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról (az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az Irattári Terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék kíséretében adja át);
c) gondoskodik az általa őrzött iratok rendelkezésre állásáról, amennyiben az az ügyintézési érdekek miatt szükséges, a betekintés lehetővé tételével vagy az irat megküldésével biztosítja az irathoz történő hozzáférést;
d) végzi a lejárt megőrzési idejű iratok selejtezését, a selejtezési jegyzőkönyv illetékes közlevéltár részére történő továbbítását;
e) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót (törzskönyvet) vezet.
229. A központi irattárból irat csak azt kiadmányozó vagy a kiadmányozó jogutódjának írásbeli engedélyével adható ki. Jogutód nélkül megszűnt szervek esetében az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője jogosult megadni.
230. A központi irattár az illetékes közlevéltár, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a keletkeztető szerv, vagy jogutódja vezetőjének megkeresésére más irathoz szerelik.
Az irattárba helyezett iratok kezelése
231. Az irattárakban az iratokat irattári tételszám és azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjébe kell tárolni.
232. Az irattári tételszám meghatározása és annak az előadői íven történő feltüntetése az irat irattárba helyezése előtt az ügyintéző (a készítő személy) feladata. Az irattári tételszámot az előadói íven kell feltüntetni:
a) maradandó értékű irat esetében pl. Itsz: 1-a NS 15 év;
b) ügyviteli értékkel rendelkező irat esetében pl. Itsz: 1/d 3 év.
233. Az irattárba helyezés során az iratanyagot olyan burkolatba (előadói ív, szalagos irományfedél stb.) kell elhelyezni, amely biztosítja annak hosszú ideig tartó, biztonságos őrzését. Az irattárolón fel kell tüntetni a szerv megnevezését és az irattári tételszámot.
234. Az iratok tételszám szerinti megőrzéshez szükséges tároló berendezéseket és egyéb segédeszközöket a szükségletnek megfelelően a gazdasági szervek kötelesek biztosítani.
A maradandó értékű iratok rendezése
235. A maradandó értékű iratokat ügyviteli segédleteikkel együtt, Irattári Terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében és annak mellékletét képező átadási egység szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. Az iratanyag átadásával kapcsolatos teendőkről és költségekről az átadó szervnek kell gondoskodni.
236. A közlevéltárnak történő átadás előtt az iratokról jegyzéket kell készíteni.
237. A levéltári jegyzéknek tartalmaznia kell:
a) a tárgykör, ügykör megnevezését;
b) az átadandó iratok évkörét;
c) a sorszámot;
d) az irat iktatószámát;
e) az irat tárgyát;
f) a példány- és lapszámot;
g) az irattári tételszámot;
h) a doboz számát.
238. Az irattárak a maradandó értékű irataikat a következők szerint készítik elő átadásra:
a) irattári tételszám szerinti csoportosításban;
b) iktatószám emelkedő számsorrendjében;
c) savmentes szabvány irattartó dobozokban elhelyezve;
d) a kapcsolódó nyilvántartásokkal, segédletekkel együtt;
e) iratjegyzékkel ellátva.
239. Az átadandó iratokról kétpéldányos, az iratkezelést felügyelő személy által aláírt, átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.
240. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
a) az átadó szerv megnevezését;
b) az átadó és átvevő személyek nevét és beosztását;
c) az átadó és átvevő szervek hivatalos bélyegző-lenyomatát;
d) az iratok tárgy- és évkörét, a kapcsolódó iktatókönyveket, segédleteket;
e) az iratok mennyiségét (a sorszámozott dobozokat és az iratfolyómétert);
f) annak a szervezeti elemnek a megnevezését, amelynek iratanyaga átadásra kerül.
241. A közlevéltár részére átadandó iratokat elkülönítetten – savmentes szabvány irattároló dobozban – kell tárolni, eredeti alakjukban, fémből készült iratkapcsok eltávolításával. Az irattároló dobozok beszerzésére az iratképző szerv vezetőjének kell gondoskodni.
242. Az iratok dobozán fel kell tüntetni:
a) az iratok keltezésének évét;
b) az irattári tételszámot;
c) az iratjegyzék szerinti sorszámát (-tól, -ig);
d) a doboz számát.
243. Az Irattári Terv alapján nem selejtezhetőnek minősített iratok teljes és lezárt évfolyamait – a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig – az illetékes közlevéltárnak át kell adni. Csak teljesen lezárt, rendezett évfolyam iratai adhatóak át.
244. Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.
245. A minősített iratok átadására az érvényességi idő lejárta előtt kizárólag az illetékes közlevéltárral egyetértésben kerülhet sor.
246. Az iratok átadás-átvételének időpontjáról a szervek vezetői az illetékes közlevéltárakkal állapodnak meg.
247. Amennyiben valamely szervnek vagy személynek a hivatali működéséből kifolyólag a közlevéltár által már átvett iratra lenne szüksége, írásbeli kérelmével az iratkezelést felügyelő személyhez kell fordulnia. A kérelemben meg kell határozni a szükséges irat adatait, és azt az okot, amely alapján az irat kiadását kéri.
Az iratok kiadása az irattárból
248. Az irattározott iratanyagba feladat- és hatásköréből kifolyólag – amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik – minden jogosultsággal vagy kiadmányozói engedéllyel rendelkező rendőrségi dolgozó betekinthet, kivéve, ha az irattározott anyag védett. Az elektronikus iratkezelési rendszerből a hozzáférési jogosultsággal rendelkező felhasználó csak munkapéldányt nyomtathat, amit felhasználás után köteles megsemmisíteni.
249. Irattárból papír alapú iratot kölcsönözni csak nyilvántartásba vétel mellett, maximum 30 napig lehet. Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet – mint elismervényt – az átvevő köteles aláírni. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzésekor rögzítésre kerül:
a) a kölcsönző neve, beosztása, munkahelye;
b) az irat kiadásának időpontja;
c) az irat visszahozatalának határideje.
250. Amennyiben a kikölcsönzött iratot a kölcsönző személy határidőre nem szolgáltatja vissza, az iratkezelést felügyelő vezető köteles az irat visszahozatali kötelezettségére írásban felszólítani.
Kutatás a Rendőrség irattáraiban
250/A. A Rendőrség irattáraiban kutatás csak az iratképző szerv vezetőjének engedélyével végezhető. Az engedély megítélésekor a minősített adatról, az Ltv., valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvények rendelkezései és más vonatkozó törvények előírásai szerint kell eljárni.
250/B. A kutatás iránti kérelemben a kérelmezőnek meg kell jelölnie a kutatás célját, a kutatás tárgyát és időhatárát.
250/C. Az irattárak a kutatásra kiadott anyagokról és a kutatási kérelmekről kötelesek nyilvántartást vezetni. A kutatási nyilvántartásnak tartalmaznia kell:
a) a kutató nevét;
b) a kutatás időpontját, engedély számát;
c) a kutatott iratok évkörét;
d) a kutatott iratok iktatószámát és tárgyát.
V. AZ IRAT SELEJTEZÉSE
A selejtezésre vonatkozó általános szabályok
251. Az irattárba helyezett iratok közül minden évben selejtezés alá kell vonni azon iratokat, amelyeknek az Irattári Tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.
252. Az iratképző szerven belül is gondoskodni kell arról, hogy ugyanazon iratok csak egy helyen – a készítő szervezeti egység iratai között – legyenek őrizve (munkatervek, jelentések stb.). Az iratképző szervek – további őrzés céljából – csak indokolt esetben tarthatnak meg más iratképző szervek által készített iratokat. Ennek megfelelően felhasználás, illetve hatályon kívül helyezés után ki kell selejtezni:
a) a más iratképző szervektől érkezett rendelkezéseket (parancsokat, utasításokat, szabályzatokat, stb.), tájékoztatókat és oktatási anyagokat (ez alól kivétel az Irattári Terv, amelyből egy példányt minden esetben meg kell őrizni az előírásai alapján irattározott iratok kezelése érdekében);
b) a munkaterveket és időszaki jelentéseket;
c) azokat az iratokat (statisztikai táblázatokat, jelentéseket, munkaterveket, stb.), amelyek adatai összefoglalóban szerepelnek;
d) a más állami, gazdasági vagy társadalmi szervektől információ, tájékoztatás céljából érkezett iratokat.
Az iratok sokszorosított példányainak selejtezése
253. Mind a maradandó, mind az ügyviteli értékű iratok felesleges példányait (másolatok, sokszorosított példányok, munkapéldányok) az ügyintéző vagy annak közvetlen vezetője előzetes egyetértését követően év közben folyamatosan lehet selejtezni és megsemmisíteni.
254. A sokszorosított példányok megsemmisítése történhet az iktatókönyvben, iktatólapon vagy az elosztón, selejtezési jegyzőkönyv felvétele nélkül. Az elosztókat selejtezni csak abban az esetben lehet, ha az összes felesleges példány selejtezése megtörtént, és az irattári példány selejtezését az illetékes levéltár engedélyezte. Ezzel egyidőben a nyilvántartásban jelölni kell az iratok példányszámai (-tól, -ig) selejtezésének tényét. A koordináció keretében továbbított, kinyomtatott vagy papír alapú másolatok a felhasználást követően megsemmisíthetők.
A selejtezés megszervezése
255. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jelöli ki a legalább három tagú selejtezési bizottságot, amelynek egyik tagja a segédhivatal vezetője. A selejtezést az adott év január 01-jétől május 31-ig kell végrehajtani.
256. A selejtezési bizottság feladata az iratselejtezés (pl. kiválogatás, rendezés, zúzás) szakszerű megszervezése, illetve lebonyolítása, ennek során a selejtezési jegyzőkönyv elkészítése.
A selejtezés végrehajtása
257. Az iratok selejtezését az ügyben keletkezett utolsó irat keletkezésekor (iktatásakor) hatályos Irattári Terv alapján kell végrehajtani.
258. A selejtezés során ellenőrizni kell azt, hogy:
a) az iratok csoportosítása a rajtuk, valamint a nyilvántartásban feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján történt-e;
b) a nyilvántartás (iktatókönyv, iktatólap, tartalomjegyzék, kiadási füzet) alapján a csoportosított iratok hiánytalanul megvannak-e.
259. A selejtezésre kiválogatott iratokról két eredeti példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni:
a) a selejtezés végrehajtása során alkalmazott norma (Iratkezelési Szabályzat és Irattári Terv) megjelölését;
b) az iratok évfolyamát;
c) az alkalmazott Irattári Terv irattári tételszámát és az iratok megőrzési idejét;
d) az iratok Irattári Tervben meghatározott tárgykörét (az egyéb kategóriába sorolt iratok esetében az irat rövid tárgyát);
e) az iratok iktatószámát (irattári tételenként csoportosítva, folyamatos iktatószámok esetén „-tól, -ig” jelölve);
f) a selejtezéssel érintett iratok mennyiségét (iratfolyóméterben jelölve, összesítve);
g) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását és az ügykezelési egység vezetőjének hivatali elérhetőségét.
260. A jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai, valamint az iratkezelést felügyelő vezető írja alá. A selejtezési jegyzőkönyvet el kell látni a szerv körbélyegzőjének lenyomatával.
261. Iratselejtezés alkalmával az iratkezelést felügyelő vezető köteles az iratokat szúrópróbaszerűen ellenőrizni, és ennek megtörténtét az ellenőrzött iratok nyilvántartási számának feltüntetésével a jegyzőkönyvön vagy külön feljegyzésben dokumentálni, továbbá az ellenőrzés időpontjának rögzítésével aláírni. A közlevéltári jóváhagyásra megküldött selejtezési jegyzőkönyvek esetében az ellenőrzés külön feljegyzésben történő dokumentálása kötelező. A selejtezési jegyzőkönyvben szereplő iratokat elkülönítve kell tárolni a közlevéltár által záradékolt jegyzőkönyv visszaérkezéséig.
262. A selejtezési jegyzőkönyvek két példányát az illetékes közlevéltárnak kell megküldeni jóváhagyásra. A közlevéltárnak megküldött mindkét selejtezési jegyzőkönyvi példány eredeti (bélyegzővel és aláírással ellátott). A közlevéltár egyedi szempontok alapján mintát kérhet a selejtezhető iratokból, amelynek átvételéhez az előkészítést az adott szerv munkatársai végzik a levéltári mintaselejtezés alapján.
263. Az iratselejtezésről felvett jegyzőkönyveket iktatni kell, melyeket nem lehet selejtezni.
264. A nem selejtezhető iratokat is tartalmazó nyilvántartásokból az utolsó, kiselejtezhető irat selejtezése után kivonatot (irattári jegyzéket) lehet felfektetni. Az irattári jegyzék tartalmazza:
a) a szervezeti egység megnevezését;
b) az irat iktatószámát, az irattári tételszámot és a tárgykört;
c) az ügykezelési segédletek esetében a szervezeti egység megnevezését, az évszámot (mettől-meddig használták);
d) az irattárban hol található az irat (pl. doboz, dosszié vagy iratcsomó száma, polc jele).
265. Az irattári jegyzéket iratkereséshez, iratkutatáshoz, iratkölcsönzéshez, illetve a nem selejtezhető iratok központi irattár részére történő átadásánál (átadás-átvételi jegyzőkönyv elkészítése) lehet felhasználni.
266. A hiányzó iratokról hiányjegyzéket (jegyzőkönyvet) kell felvenni, az adott irat iktatókönyv bejegyzésénél az irathiány tényét „H” betű beírásával jelezni kell, és meg kell tenni a szükséges intézkedéseket az irat hollétének felkutatására.
A kiselejtezett iratok megsemmisítése
267. A kiselejtezett iratok megsemmisítése csak a közlevéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után és alapján történhet.
268. A kiselejtezett iratokat zúzással, égetéssel vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával – felügyelet mellett – úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. Az elektronikus köziratok megsemmisítését úgy kell végrehajtani, hogy az adathordozó tartalma a későbbiek során ne legyen helyreállítható.
269. A hulladékanyag-hasznosító vállalatnak a selejtpapírt csak zúzott állapotban vagy zsineggel átkötött zsákokban és két, szállítással megbízott munkatárs felügyelete mellett szabad átadni. Utóbbi esetben az iratok megsemmisítése csak a selejtezést végző rendőri szerv munkatársainak állandó jelenléte mellett történhet.
270. A megsemmisítés (szállítás és bezúzás) megtörténtét az iratok selejtezéséről felvett jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, és azt a szállításért felelős személynek alá kell írnia (megsemmisítési záradék).
VI. AZ IRATKEZELÉSRE VONATKOZÓ EGYÉB SZABÁLYOK
Az irat külalakja
271. Az iraton fel kell tüntetni külső szervnek, személynek készített irat esetén (2. számú melléklet: iratminták):
a) az irat fejlécében baloldalon a Rendőrség színes vagy fekete-fehér címerét, jobboldalon a szerv saját színes, vagy fekete-fehér címerét; egyéb logó, címer nem használható;
b) az irat fejlécében középen:
ba) a szerv megnevezését,
bb) a szerv címét, postafiók számát,
bc) telefon- és telefax számát,
bd) az elektronikus elérési lehetőségét;
c) a fejrész alatt baloldalon:
az irat nyilvántartási számát;
d) a fejrész alatt jobb oldalon:
da) a kezelési jelzést,
db) egyéb kezelési jelzést,
dc) ha szükséges, az irat tárgyát, a hivatkozási számot, az ügyintéző nevét, rendfokozatát, telefonszámát;
e) az irat bal oldalán:
ea) a címzett nevét, – ha van – rendfokozatát, beosztását,
eb) székhelyét, székhelyének címét;
f) a szöveg alatt baloldalon:
a keltezést (év, hó, nap);
g) a szöveg alatt jobb oldalon:
ga) a kiadmányozó nevét, rendfokozatát,
gb) a beosztását,
gc) a bélyegzőlenyomatot.
h) a kiadmányozás alatt bal oldalon:
a mellékletek felsorolását, példány, lapszám, illetve csomag jelöléssel,
271/A. Belső levelezés esetén az iraton fel kell tüntetni (3. számú melléklet)
a) az irat fejlécében baloldalon a Rendőrség fekete-fehér címerét, jobboldalon a szerv saját fekete-fehér címerét; egyéb logó, címer nem használható;
b) az irat fejlécében középen:
ba) a szerv megnevezését,
bb) a szerv címét, postafiók számát,
bc) telefon- és telefax számát,
bd) az elektronikus elérési lehetőségét;
c) a fejrész alatt baloldalon:
az irat nyilvántartási számát;
d) a fejrész alatt jobb oldalon:
da) a kezelési jelzést,
db) egyéb kezelési jelzést;
dc) az irat tárgyát,
dd) a hivatkozási számot,
de) az ügyintéző nevét, rendfokozatát, telefonszámát;
e) az irat bal oldalán:
ea) a címzett nevét, rendfokozatát, beosztását,
eb) székhelyét,
f) a szöveg alatt baloldalon:
a keltezést (év, hó, nap);
g) a szöveg alatt jobb oldalon:
ga) a kiadmányozó nevét, rendfokozatát,
gb) a beosztását,
gc) a bélyegzőlenyomatot.
h) a kiadmányozás alatt bal oldalon:
a mellékletek felsorolását, példány, lapszám, illetve csomag jelöléssel,
Az elektronikus iratot az iktatószám alá fűzni kép nélkül lehet.
271/B. Amennyiben a belső levelezésben érkezett irat alaki kellékei közül a 271/A. pont c) és d) alpontjában meghatározottakat a küldeményt feladó szerv nem tüntette fel, a küldemény bontója erről jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a küldemény bontásának időpontját, azonosító adatait, alaki kellékeinek hiányosságait. A jegyzőkönyvet a küldemény bontója és a szerv iratkezelésért felelős személye írja alá (4. számú melléklet). A jegyzőkönyv egy példányát meg kell küldeni a küldeményt feladó szervnek.
A megszűnt szervek iratainak kezelése
272. Iratképző szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett iratképző szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.
273. Ha az iratképző szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltárba kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról, a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik. A selejtezhető iratok tekintetében – a selejtezési és megsemmisítési szabályok betartásával – a megsemmisítést a megszűnés napjáig kell elvégezni. A megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik továbbá a jogutód nélkül megszűnő iratképző szerv közlevéltárba nem kerülő irattári anyagának elhelyezéséről.
274. A jogutód nélkül megszűnt iratképző szervek irattározott iratait az arra illetékes közlevéltár egyidejű értesítése mellett az ORFK központi irattárának vagy az illetékes területi iratképző szervnek kell átadni, és azokat az ide vonatkozó szabályok szerint őrizni vagy selejtezni.
275. Az iratképző szerv jogutódlással történő megszűnése esetén iratait jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a jogutódnak, az el nem intézett, illetőleg a folyamatban lévő ügyek iratait a jogutód szervnél az átvételt követő nyolc napon belül nyilvántartásba kell venni.
276. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy a központi irattárban elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.
277. A hivatali egység feladatkörének megváltozása esetén a feladatot átvevő szervnek kell intézkednie az érintett hivatali egység irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.
A munkakör átadással kapcsolatos rendelkezések
278. Aki munkaviszonyának megszűnése, munkakörének megváltoztatása miatt vagy egyéb okból iratokat nem tarthat magánál, azt a részére korábban kiadott iratokkal és egyéb eszközökkel (pl. bélyegző, pecsétnyomó) el kell számoltatni.
279. Az iratokat és az egyéb anyagokat a munkakör átvételével érintett személynek az ügykezelő bevonásával kell átadni. Amennyiben nincs átvételre kijelölt személy, az iratokat és eszközöket a segédhivatalnak kell átadni.
280. A kiadott iratok, bélyegzők, pecsétnyomók meglétét, az adott szervezeti egység ügykezelője köteles ellenőrizni, és az átadás-átvétel megtörténtét jegyzőkönyvben dokumentálni.
281. Az ügykezelő munkakörének átadásánál a vezetőjének vagy a vezető által megbízott személynek is jelen kell lennie. Az átadás során az irattárba helyezett iratokat egy évre visszamenőleg tételesen, a többi irattári anyagot szúrópróbaszerűen kell ellenőrizni. Az ügykezeléshez használt segédletek, bélyegzők, pecsétnyomók átadását a nyilvántartásba is be kell jegyezni. Az átadásról (átvételről) jegyzőkönyvet kell felvenni, és ha a szerv vezetője aláírta, az ügykezelőnél irattárba kell helyezni.
Az ügyfélkapun elektronikusan beadható nyomtatványok létrehozásának, karbantartásának, ügykezelésének rendje
281/A. A beadható űrlapot a központi információ technológiai szakszolgálat az érintett szakterület képviselőjének közreműködésével, a feladatot meghatározó jogszabály alapján köteles megtervezni, folyamatosan felügyelni, karbantartani, módosítani. Az űrlaphoz tartozó dokumentumsablont és a hozzájuk tartozó iratmintákat az érintett szakirányító szerv kijelölt munkatársa köteles elkészíteni.
281/B. Az informatikai szakterület a kommunikációs szakterület együttműködésével az elkészült űrlapot és dokumentumot – ha szükséges az érintett szakirányító szervezeti elem bevonásával – köteles
a) a beküldéstől a fogadásig tesztelni,
b) sikeres tesztelést követően a Rendőrség honlapján elhelyezni.
281/C. A Rendőrség hivatali kapujába érkező beadványokat az elektronikus rendszer automatikusan érkezteti. A postabontó könyvben ellenőrizni és jelölni kell a beadvány olvashatóságát, megnyithatóságát, valamint a csatolását. Az elektronikus iratra vonatkozó további ügykezelési tevékenységeket a papíralapú küldemények kezelésével azonos módon kell végrehajtani. A válasziratot az elektronikus ügykezelői rendszer szövegszerkesztőjével kell elkészíteni. A rendszer az elektronikus ügyfélkapus jelzést (parancssort) – amely az elektronikus válasz megküldését lehetővé teszi – mindvégig tartalmazza, az expediálás előkészítése és végrehajtása során figyelmeztető jelzést ad.
Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
282. Az iratok másolását a szerv vezetője által megbízott dolgozó végezheti. Amennyiben a vezető a másolással külön személyt nem bíz meg, akkor a másolást minden ügyintéző maga végzi.
283. Nyílt kiadmány, nyomdai termék a vonatkozó külön előírások (beszerzési, kötelezettségvállalási) betartásával bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (pl. a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése).
284. A nyomdába küldött, jóváhagyott kéziraton bármilyen változtatásra csak a kéziratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Bélyegzőkkel, személyi (negatív) pecsétnyomókkal kapcsolatos rendelkezések
285. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, segédbélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról, személyi (negatív) pecsétnyomókról (a továbbiakban: bélyegzők) nyilvántartást kell vezetni.
286. A bélyegzők, valamint a pecsétnyomók nyilvántartó könyvét a Főnyilvántartó Könyvben kell nyilvántartásba venni.
287. Az elkülönített nyilvántartás érdekében minden bélyegzőfajtára külön nyilvántartást, vagy egy nyilvántartáson belül külön fejezetet kell felfektetni, hogy az azonos megnevezésű pótlólag rendelt bélyegzőket is a megfelelő helyen lehessen bevezetni.
288. A bélyegzők nyilvántartásának vezetésére vonatkozó szabályok:
a) a bélyegzőt a megnevezésének megfelelő helyre, érkezésének sorrendjében kell bevezetni;
b) minden bélyegzőt új számra kell bevezetni;
c) minden bélyegző lenyomatát vagy feliratát el kell helyezni, illetve be kell vezetni a nyilvántartásba;
d) a bélyegző kiadása és visszavétele esetén a kiadás és a visszavétel időpontját tintával kell kitölteni, a rovatban a használó személy nevét rögzíteni kell;
e) az átadó és az átvevő aláírásával az átadást-átvételt igazolni kell.
A hivatalos bélyegzők használata
289. A hivatalos iratokon használandó bélyegzők közül:
a) a beosztást megjelölő címeres körbélyegzők használatára jogosultak a központi szerv vezetője és helyettesei, valamint a területi szervek vezetői és azok helyettesei;
b) a szerv megnevezésével és sorszámmal ellátott címeres, körbélyegzők használatára jogosultak a központi, területi és helyi szervek, valamint ezen szervek kiadmányozási joggal rendelkező vezetői;
c) a nemzetközi szervezetet és funkciót megjelölő címeres körbélyegzők használatára jogosultak a nemzetközi szerződések alapján létrehozott bizottságok, vegyesbizottságok kinevezett elnökei, tisztviselői (megbízottak, főmegbízottak) és ezek helyettesei.
290. A körbélyegzőt hivatalos iratokon kell alkalmazni a cégszerű aláírás mellett.
291. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője.
292. A Rendőrség szervei csak a hivatalos szövegű és formájú bélyegzőket használhatják.
293. A szerv elnevezését tartalmazó kör-, valamint az ún. fejbélyegzőt, az iktatóbélyegzőt, továbbá a Magyar Nemzeti Bank (MNB) vagy Magyar Államkincstár (MÁK) számot tartalmazó bélyegzőt, pecsétnyomót az ORFK Gazdasági Főigazgatóság erre kijelölt szervezeti eleménél kell megrendelni, ahol az a kiadással egyidőben központi nyilvántartásba kerül. A többi, a szerv nevét nem tartalmazó bélyegző más külső szervtől is megrendelhető.
294. Az igazgatásrendészet által használt speciális bélyegzőket az ORFK Rendészeti Főigazgatóság Igazgatásrendészeti Főosztályától, a határrendészet által használt speciális bélyegzőket az ORFK Rendészeti Főigazgatóság Határrendészeti Főosztályától kell igényelni, amely a jogos igényeket az ORFK Gazdasági Főigazgatóság kijelölt szervezeti eleme részére továbbítja. A bélyegzők és a pecsétnyomók megsemmisítése esetén a jegyzőkönyv egy példányát az ORFK Rendészeti Főigazgatóságának is meg kell küldeni.
295. A személyzeti szervek által használt speciális bélyegzőket az ORFK Humánigazgatási Szolgálat útján kell igényelni.
296. A bélyegzők kicserélését, a bélyegző lenyomatát is csatolva, írásban kell kérni. Ha a bélyegző szövege olvashatatlan, a bélyegző eredeti szövegét a lenyomat alá kell írni.
297. A régi bélyegzőt az új bélyegző megérkezése után nyolc munkanapon belül, jegyzőkönyv egyidejű felvételével selejtezni kell oly módon, hogy eredeti alakja visszaállíthatatlan legyen. A megsemmisítésről készített jegyzőkönyv egy példányát – a szerv vezetőjén keresztül – a központi nyilvántartást vezető ORFK Gazdasági Főigazgatóság kijelölt szervezeti elemének kell megküldeni. Hasonlóképpen kell eljárni a szerv megszűnése esetén is.
298. Az ügyviteli szerv körbélyegzőjét kell használni:
a) a Főnyilvántartó Könyv kivételével minden iratkezelési okmány hitelesítésekor a hitelesítő zsinór ragasztásának bélyegzésére;
b) kiadványok, másolatok, kivonatok hitelesítésére, ha a hitelesítési záradékot a segédhivatal írja alá, vagy ha a záradékot aláíró személy nem rendelkezik saját körbélyegzővel;
c) futárbizonylaton és postakönyvön.
299. A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
300. Pecsétnyomó lenyomatával kell ellátni a minősített adathordozó, továbbá a fegyverzet tárolására szolgáló lemezszekrény, helyiség ajtaját, illetve a kulcsdobozokat. A szerv vezetője a belső rend és biztonság érdekében a pecsétnyomó használatát egyéb esetekben is elrendelheti.
301. A szervek kezelésében lévő pecsétnyomókat a külön erre a célra felfektetett pecsétnyomók nyilvántartásában kell nyilvántartani.
302. A pecsétnyomót a lenyomatával vagy számának és az esetleges betűjelölésének együttes dokumentálásával, az érkezésének sorrendjében kell nyilvántartásba venni. Minden pecsétnyomót új sorszámon kell nyilvántartásba venni. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, hogy a személyi pecsétnyomót meghatározott időszakban ki használta.
303. A bélyegzőket, valamint a pecsétnyomót a használója:
a) csak a hivatali munkával kapcsolatban használhatja;
b) hivatalos idő befejezése után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor köteles elzárni (kivétel a pecsétnyomó és a hivatali épületen kívüli munkavégzés alkalmával használt bélyegző);
c) másnak csak az ügykezelőnél történő előzetes átírás után adhatja át;
d) munkaviszony megszűnése esetén az ügykezelőnek köteles visszaadni;
e) áthelyezés esetén köteles leadni, és az új munkahely ügykezelőjénél újat felvenni;
f) ha elvész, vagy eltűnik, erről a közvetlen vezetőjét soron kívül szóban, majd írásban köteles tájékoztatni, aki annak pótlásáról gondoskodik. A pecsétnyomóért használója kártérítési felelősséggel tartozik, elvesztése vagy eltűnése esetén a kártérítési eljárás lefolytatását követően intézkedni kell a pecsétnyomó nyilvántartásból való törlésére.
304. A szerv megnevezését vagy kódszámát tartalmazó körbélyegző, bélyegző, pecsétnyomó eltűnéséről és a bélyegző felkutatására tett intézkedésről, majd az ügyben lefolytatott eljárás megállapításairól nyolc munkanapon belül – a szolgálati út betartásával – írásban értesíteni kell az illetékes gazdasági szervet. A központi beszerzésű bélyegző eltűnéséről írásban az utánpótlásra kötelezett szervet is értesíteni kell. Amennyiben olyan jellegű bélyegző kerül elvesztésre, melyhez joghatás fűződhet, intézkedni kell azok országos és regionális napilapban történő letiltására.
VII. AZ IRATOK VÉDELMÉVEL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK
Általános szabályok
305. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papír alapú, mind a gépi adathordozó esetében. Az elektronikus adatok olvashatóságának biztosítása érdekében biztonsági mentéseket kell végezni.
306. A szervek dolgozói csak azokhoz a papír alapú vagy elektronikus iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyekre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani oly módon, hogy azt a dolgozó munkaköri leírásában szerepeljen.
307. Ügyfélnek és képviselőjének a reá vonatkozó iratba való betekintés lehetőségét és arról másolat, kivonat készítését oly módon kell biztosítani, ahogyan azt jogszabály lehetővé teszi, és ahogyan az mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges.
308. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a betekintésre jogosultakon kívül más személy csak abban az esetben ismerhet meg, ha ezt munkájával, tevékenységével összefüggő feladatok ellátása szükségessé teszi, és a megismerésen alapuló jogosultságát igazolni tudja.
309. A megismerést az iraton a megismerés időpontjával (év, hó, nap) és a megismerő személy nevével kell igazoltatni.
309/A. A vezetői értekezletek azon előterjesztéseit, amelyeket törvény nem sorol a védendő adatok körébe és ezért nyilvánosságuk nem korlátozható, de a felső vezetés egyetértését még nem nyerték el, a következő megjegyzéssel kell ellátni: „Az előterjesztés nem tükrözi a döntésre jogosult vezető álláspontját”. A megjegyzést az irat fejrésze alatt jobb oldalon kell elhelyezni.
310. Munkahelyen kívül iratot feldolgozni, tanulmányozni csak az iratot kiadmányozó személy egyetértésével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen személy ne ismerhesse meg. Az egyetértést az iraton dokumentálni kell.
311. Az ország területéről iratot csak az iratképző szerv vezetőjének engedélyével szabad kivinni.
312. Az iratokat – függetlenül attól, hogy személyes adatokat tartalmaznak-e vagy sem – munkaidőn kívül zárható irodai bútorokban is lehet tárolni, úgy hogy annak kulcsait eltávozáskor mások által hozzá nem férhető helyen kell tárolni. A lemezszekrény kulcsait a kulcsdobozban vagy lemezszekrényben kell elhelyezni. Az iratok tárolására szolgáló irodai bútoroknak, szekrényeknek a használó távollétében történő felnyitása legalább két személy jelenlétében történhet, erről, valamint a felnyitásra okot adó eseményről és a kivett vagy megtekintett iratokról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben fel kell tüntetni a tárolóeszköz felnyitására utasítást adó vezető nevét, beosztását, és az utasítást adó vezető által aláírt jegyzőkönyv egy példányát az érintett személynek át kell adni. Az informatikai rendszerben tárolt iratok védelme érdekében – lehetőleg többszintű – hozzáférési rendszert és korszerű vírusvédelmi módszereket kell alkalmazni.
313. A lepecsételt kulcsdobozokat olyan módon kell tárolni (pl. ügyeleten, portán), hogy az esetleges illetéktelen hozzáférés kizárható, illetve a kulcsdobozt felvevő és leadó személy kiléte, valamint a felvétel és leadás időpontja megállapítható legyen.
314. A kulcsdobozokon fel kell tüntetni a doboz sorszámát (1-től kezdődően) és a szoba számát vagy a szervezeti egység megnevezését. A felvételére jogosult személyek nevét, a negatív pecsétnyomójuknak (a továbbiakban: pecsétnyomó), illetve a felvételre jogosító egyéb engedélyüknek (pl. belépőkártya) számát a kulcsdoboz kiadására felhatalmazott szervezeti egységgel kell közölni a felvételi jogosultság megállapíthatósága érdekében.
315. A felügyelet nélkül hagyott helyiségek nyílászáróit munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok (adathordozók), technikai eszközök védelme érdekében.
316. Az ügyvitel valamennyi résztvevőjét a kezelésében, illetve birtokában lévő irat elvesztéséért, megsemmisüléséért felelősség terheli.
317. Az irattárban kezelt iratokról, illetve azok tartalmáról külső szerv, személy részére csak az iratképző szerv vezetője vagy a kiadmányozó írásos engedélye alapján adható felvilágosítás, illetve adható ki hiteles másolat.
318. Az ügykezelési helyiség hivatali munkaidőn kívüli felnyitásáról az illetékes ügykezelőt értesíteni kell. Amennyiben ügykezelő jelenlétének biztosítására nincs lehetőség, a helyiség felnyitása legalább két személy jelenlétében történhet, erről, valamint a felnyitásra okot adó eseményről és a kivett vagy megtekintett iratokról részletes jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni a felnyitás elrendelésére utasítást adó vezető nevét és beosztását is. A szerv vezetője által aláírt jegyzőkönyvet a felnyitást követő munkanapon át kell adni az ügykezelőnek.
Gyanús küldemények észlelése esetén alkalmazandó szabályok
319. A futárküldeményeket, illetve a postai forgalomban vagy más módon érkezett küldeményeket elkülönítetten kell kezelni a felbontásig.
320. A nem futárküldeményként – postán feladott vagy más módon – érkezett küldemények felbontását gumikesztyűben kell végezni. Az érintett személyi állomány gumikesztyűvel történő ellátásáról az érintett szervek vezetői – az ORFK esetében az ORFK Gazdasági Főigazgatósága – gondoskodnak.
321. A postabontás során a helyiségben a postát bontó személyen kívül más személy nem tartózkodhat, és ott egyéb más tevékenység sem végezhető. A postabontás befejezését követően a munkaterületet a hypo egyszázalékos oldatával fertőtleníteni kell.
322. A postai küldemények felbontása során az ügykezelő vizuális és fizikális módszerrel meggyőződik arról, hogy a küldemény gyanús-e. Gyanús küldemény lehet különösen az, amely:
a) finom port tartalmaz;
b) külföldről érkezett olyan küldemény, amelynek nincs feladója vagy a feladó ismeretlen;
c) címzése idegenszerű írásmódú;
d) rossz magyarsággal és nem szabályosan címzett;
e) sérülten vagy felbontva érkezett;
f) gyanús a tapintása vagy ha a küldeményen szereplő megjegyzésből, szövegből arra lehet következtetni, hogy az fertőzött.
323. A postai úton érkezett, „Saját kezű felbontásra!” vagy erre utaló jelzéssel ellátott küldeményt szemrevételezéssel, lehetőleg annak megérintése nélkül meg kell vizsgálni, hogy gyanúsnak minősíthető-e. Abban az esetben, ha gyanús körülmények merülnek fel (például: ha a csomag aszimmetrikus vagy egyenlőtlen eloszlású, a méretéhez mérten túlsúlyos, bármilyen tűhegynyi nyílás, vagy perforáció található a csomagoláson), a címzettet – lehetőleg távbeszélőn – haladéktalanul értesíteni kell. Az ilyen küldemény felbontása és átvizsgálása csak a címzett előzetes engedélyével történhet. Abban az esetben, ha ezt nem engedélyezi, részére a küldeményt felbontás nélkül – fóliában vagy „talpas borítékban” lezárva – kell továbbítani. A címzett ilyen esetben a küldeményt személyesen, a helyiségben egyedül tartózkodva bonthatja fel. Amennyiben a címzett a küldeményt annak érkezésétől számított huszonnégy órán belül nem tudja átvenni, és nem járult hozzá annak felnyitásához, azt a veszélyes anyagok tárolására szolgáló edényben kell elhelyezni, továbbá intézkedni kell a küldemény azonnali bakteriológiai bevizsgálására, illetve azonnal értesíteni kell az illetékes szakszolgálatot.
324. Gyanús küldemény észlelése esetén azt a veszélyes anyagok tárolására szolgáló edényben kell elhelyezni, és erről a küldemény címzettjét, valamint a területileg illetékes katasztrófavédelmi szervet azonnal értesíteni kell.
325. A gyanús küldemény tárolóedényben történő elhelyezését követően az ügykezelő a tárolóedényt légmentesen lezárja, a küldemények további felbontását a katasztrófavédelem képviselőjének megérkezéséig felfüggeszti, a helyiségben esetlegesen már kialakított légtechnikai berendezéseket haladéktalanul kikapcsolja, a nyitott nyílászárókat (ablak) becsukja, majd a helyiséget elhagyva, annak ajtaját/ajtajait bezárja. A katasztrófavédelem képviselőjének megérkezéséig egy, az érintett helyiség közelében lévő és előzőleg kiürített helyiségben tartózkodik. Ezalatt az érintett helyiségek egyikébe sem be, sem pedig onnan ki nem léphet senki, azokból semmilyen természetű tárgyat, anyagot kihozni nem lehet.
326. A gumikesztyűket használat után a veszélyes anyagok összegyűjtésére és tárolására rendszeresített tárolóedényben kell elhelyezni. A tárolóedények kezelésére a veszélyes hulladékokra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. A veszélyes hulladékok tárolására szolgáló edény beszerzéséről az érintett szervek vezetői – az ORFK esetében az ORFK Gazdasági Főigazgatósága – gondoskodnak.
327. Ha a magánküldeményt a feladó személy személyesen kívánja átadni, fel kell szólítani arra, hogy a küldeményt bontsa fel, személyazonosságát igazolja, és adatait a küldeményen rögzítse. Ezután a küldeményt a Rendőrség által biztosított borítékban, vagy csomagolóanyagban kell elhelyezni és megcímezni. A rendőri szerv a küldeményt akkor veheti át, ha a küldeményt hozó személy a személyazonosságát igazolta, és azt a borítékon is rögzítette.
328. Amennyiben a magánküldeményt átadó személy a személyazonosságát igazolni nem hajlandó, intézkedés alá kell vonni, személyazonosságát meg kell állapítani, fel kell szólítani a küldemény meghatározott helyre történő elhelyezésére, és értesíteni kell a területileg illetékes katasztrófavédelmi szervet.
329. Gyanús küldemény bejelentése esetén, a szükséges közegészségügyi, munkavédelmi intézkedések haladéktalan megkezdése céljából, a legrövidebb időn belül értesíteni kell az ORFK vezető főorvosát is. Az értesítésben fel kell tüntetni az addig megtett intézkedéseknek és az érintett személyek számának meghatározása.
330. A személyi állomány gyanús küldeményekkel foglalkozó, intézkedő tagjai részére – a munkakörükből adódó biológiai kockázati tényezők minimálisra csökkentése érdekében – évente minimum egy alkalommal, illetve a munkába lépést megelőzően oktatást kell tartani. Az oktatások rendszeres megtartására a szerv egészségügyi feladatokat ellátó szervezeti elemének vezetője intézkedik.
VIII. AZ EGYES ÜGYCSOPORTOKRA VONATKOZÓ KÜLÖNÖS IRATKEZELÉSI SZABÁLYOK
A bűnügyi iratok kezelésére vonatkozó külön rendelkezések
331. A bűnügyi ügykezelés speciális szabályait az ügykezelés valamennyi szakaszában alkalmazni kell.
332. Az ügykezelés körében a bűnügyi tárgykörű iratot más jellegű irattól elkülönítve kell kezelni.
333. A bűnügyi iraton egyéb – figyelemfelkeltő – jelzéseket, feljegyzéseket kell alkalmazni. Ilyenek lehetnek például: „Előállított”, „Őrizetes”, „Letartóztatott”, „Lakhelyelhagyási tilalom”, „Házi őrizet”, „Bűnjeles”. A személyi szabadságot korlátozó kényszerintézkedésekre vonatkozó jelölések alkalmazása esetén a beérkezés után az iratot soron kívül be kell mutatni a szignálásra jogosult vezetőnek.
334. A bűnügyi irat szignálása során az általános szabályokban meghatározottakon kívül az iraton fel kell tüntetni a bűncselekmény megnevezését a törvényhelyre történő utalással, illetve ha nem történt bűncselekmény, az esemény megnevezését (pl. halálos üzemi baleset).
335. Bűnügyi iktatókönyvben kell iktatni
a) a bűncselekmény gyanúját tartalmazó iratot;
b) az ügyészi szerv által megküldött nyomozást elrendelő határozatot;
c) más szervtől – nyomozás folytatása és befejezése céljából – áttett bűnügyi iratot;
d) a halaszthatatlan nyomozási cselekményt rögzítő iratot;
e) az olyan – konkrét bűncselekményre utaló – feljelentést, amelyben bűncselekmény gyanúját nem lehet megállapítani, ezért a feljelentés elutasítására kerül sor;
f) az olyan feljelentést, amely alapján feljelentés kiegészítésre kerül sor.
336. Általánosból bűnügyi iktatókönyvbe kell átiktatni azt az iratot, amelynél ügyintézés közben bűncselekmény gyanúja válik megállapíthatóvá.
337. Bűnügyek egyesítését és elkülönítését a határozat alapján, a megjelölt iktatószámon kell végrehajtani. Az alapügytől elkülönített többi ügyet annyi új bűnügyi iktatószámra kell iktatni, ahányat a határozat megjelöl.
338. A perújítási nyomozást új bűnügyi számra kell iktatni. Szerelni kell hozzá az esetleges korábbi (régi számon iktatott) ügy iratait is. A régi iktatásnál ezt a körülményt jelezni kell.
339. Az iktatókönyvbe be kell írni:
a) a feljelentő (sértett) személy vagy szerv nevét, címét, a bűncselekmény megnevezését;
b) a gyanúsított nevét, lakhelyét, esetleg más személyazonosító adatait (több elkövetőnél az elsőként megjelölt gyanúsított adatait kell beírni és az „és társa(i)” jelölést kell alkalmazni; az iktatáskor ismeretlen elkövető adatait az ismertté váláskor be kell írni).
340. Az iktatókönyvben a nyilvántartáshoz, adatközléshez feltétlenül szükséges bejegyzéseket, illetve ezeknek helyileg kialakított rövidítéseit kell alkalmazni.
A fegyverrel kapcsolatos engedélyek iktatásával és nyilvántartásával összefüggő külön szabályok
341. A fegyverrel kapcsolatos kérelmek és engedélyek iratait a ROBOTZSARU rendszerben, külön erre a célra megnyitott iktatókönyvbe kell iktatni. Az ügyiratokat folyamatosan a kérelmező főszámán kell nyilvántartani, és az egyes ügyiratokat külön-külön alszámra kell iktatni.
342-343.
A személy- és vagyonvédelmi, illetve a magánnyomozói tevékenységgel kapcsolatos engedélyek iktatásával és nyilvántartásával kapcsolatos külön szabályok
344. Az egyéni, illetve társas vállalkozás keretében végzett személy- és vagyonvédelmi, illetve magánnyomozói tevékenység engedélyezése, valamint a tevékenység személyes végzésére jogosító rendőrhatósági igazolvány kiadása, illetve a kiadott engedély érvényességének meghosszabbítása iránt benyújtott kérelmeket és a kiadott engedélyekkel kapcsolatos iratokat ROBOTZSARU rendszerben, külön erre a célra megnyitott iktatókönyvbe kell iktatni. Az ügyiratokat folyamatosan a kérelem főszámán kell nyilvántartani, és az egyes ügyiratokat külön-külön alszámra kell iktatni. Az igazolvány és a működési engedély kiadására vonatkozó kérelmeket önálló főszámra kell iktatni ugyanazon személy vagy vállalkozás esetében is.
345.
346. A hatósági ellenőrzést vagy rendőri intézkedést foganatosító rendőrkapitányságokon az esetleges jogsértések elkövetése esetén a tetten ért igazolvány-tulajdonossal szemben tett intézkedésekről készült ellenőrzési jegyzőkönyveket, illetve jelentéseket az általános iktatókönyvbe kell iktatni.
347. Az egyéni, társas vállalkozó által a szerződéseiről vezetett nyilvántartást tartalmazó naplók esetében a rendőrkapitányságok igazgatásrendészeti szerveinél az engedélyügyi előadó feladata a naplók hitelesítése és nyilvántartásba vétele. Erre a célra az ügykezelő által főnyilvántartó-könyvi számmal ellátott külön nyilvántartást kell felfektetni.
A szabálysértési ügyek iratainak kezelésére vonatkozó külön rendelkezések
347/A. A szabálysértési iratot minden más ügytől elkülönítetten, a Robotzsaru Neo szabálysértési moduljában kell iktatni és nyilvántartani 2009. január 1-jétől. A 2008-ban vagy ezt megelőzően az RSZABS programban iktatott ügyeket az RSZABS programban kell a selejtezésig kezelni, itt kell rögzíteni minden bejövő és kimenő iratot, minden intézkedést. Az RSZABS programban kell leválogatni és a „Katica” programmal kell továbbítani a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala Közlekedési Nyilvántartó Osztálynak (továbbiakban: Nyilvántartó) azokat a közlekedési előéleti pontokat, melyeket 2008-ban, vagy azt megelőzően iktatott ügyekben állapított meg a hatóság. A szabálysértési modul továbbítja:
a) a közlekedési előéleti pontokat a Nyilvántartó szerv részére, ha az ügy kezdőiratát 2009-ben vagy később iktatták;
b) a szabálysértési eljárás során hozott, 2010. január 1-jétől elkövetett szabálysértésekre vonatkozó jogerős marasztaló döntés külön meghatározott személyre és ügyre vonatkozó adatait, a Központi Szabálysértési Nyilvántartás részére.
347/B. A szabálysértési hatóságok a szabálysértési modulban a szabálysértési feljelentéseket szabálysértési számra, a más rendőri szervtől érkező meghallgatás kéréseket, valamint a szabálysértési előéletre vonatkozó megkereséseket megkeresési számra iktatják. A szabálysértési hatóságok a szabálysértési modulban általános számra iktatják a szakmai felettes szervüknek készített, a szabálysértési eljárással összefüggő jelentéseket, illetve adatszolgáltatásokat és egyéb, a szabálysértési eljárással kapcsolatos, de nem szabálysértési és nem megkeresési számra iktatott anyagokat. Az ORFK és a rendőr-főkapitányságok igazgatásrendészeti szolgálati ágai a szabálysértési eljárásban hozzájuk felterjesztett iratokat a szabálysértési modulban, általános számra iktatják.
347/C. A feljelentő rendőri szerv a feljelentést elektronikusan a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező rendőrkapitányság szabálysértési hatóságának, a szabálysértési modulra küldi meg. A futárszolgálat által, illetve egyéb szervtől (pl. Közterület-felügyelet) érkező papíralapú feljelentések érkeztetést, postabontást és előzménykutatást követően kerülnek iktatásra.
347/D. A szignálásra jogosult ellenőrzi, hogy hatósága az eljárásra vonatkozóan rendelkezik-e hatáskörrel és illetékességgel, kijelöli az ügyintézőt és az eljárási utasításokon túl ütközteti és minősíti a cselekmény(eke)t. Ha a szignálásra jogosult személy megállapítja, hogy
a) hatósága az eljárásra vonatkozóan rendelkezik hatáskörrel és illetékességgel, akkor szignálást követően iktatásra átadja az iratot az ügykezelőnek;
b) hatósága az eljárásra vonatkozóan nem rendelkezik illetékességgel, illetve hatáskörrel, akkor az ügyintéző az irat – a szabálysértési modulban szabálysértési számra történő beiktatását követően – áttételről szóló döntést hoz, és az iratot postáztatja a megfelelő szervhez.
347/E. Az ügy előadója a 2009. január 1-je után iktatott ügyek feldolgozását a szabálysértési modulban végzi, az eljárás során létrehozza az iratokat, és alszámos iratként hitelesíti.
347/F. A szabálysértési modulban az ügyirathoz csatolás mellett „nem iktatandó érkezések”-ben kell rögzíteni az alábbi iratokat:
a) a pénzbírság és eljárási költség befizetését igazoló befizetőlapot;
b) az adók módjára történő behajtásról, a közérdekű munka végrehajtásáról és az elzárás végrehajtásáról szóló értesítéseket;
c) a végrehajtási jogsegély útján érkező, a pénzbírsággal és eljárási költséggel kapcsolatos teljesítésről szóló értesítéseket;
d) a külföldön befizetett pénzbírságról szóló értesítést;
e) a postai úton kézbesített küldemény tértivevényét.
347/G. Az iktatás során a program a borítón a következő jelzéseket tünteti fel:
a) B: anyagi kárral járó baleset;
b) BS: olyan anyagi kárral járó baleset, melynek során személyi sérülés történt;
c) F: az eljárás alá vont személy fiatalkorú;
d) GY: az eljárás alá vont személy gyermekkorú;
e) GYS: a szabálysértés sértettje gyermekkorú;
f) DT: az eljárás alá vont személy diplomáciai mentességet élvez;
g) M: az eljárás alá vont személy közjogi tisztség betöltésén alapuló mentességet élvez;
h) KAT: az eljárás alá vont személy katonának minősül;
i) K: a sértett nem magyar állampolgár;
j) EGT: az eljárás alá vont személy az EGT egyik tagjának állampolgára;
k) HO: az eljárás alá vont személy harmadik ország állampolgára.
347/H. Az intézkedés során elvett, lefoglalt, illetve elkobzott dolgokról (tárgyakról) a szabálysértési hatóság vezetője által kijelölt (tárgykezeléssel megbízott) személy nyilvántartókönyvet vezet, melynek tartalmaznia kell a feljelentett személy(ek) nevét lakcímét, valamint a tárgy átvételének, lefoglalásának időpontját, valamint a lefoglalt tárgy megnevezését, illetve a további intézkedéseket az alábbiak szerint kell végrehajtani:
a) a lefoglalásról szóló határozatot, valamint a lefoglalt dolgot a nyilvántartásba való bejegyzés és a további kezelés céljából át kell adni a tárgykezeléssel megbízott személynek;
b) a programban rögzíteni kell a feljelentett személy(ek)től elvett tárgy(ak) nyilvántartási tételszámát is;
c) a lefoglalt tárgya(ka)t iktató- és nyilvántartási sorszámmal (tételszámmal) ellátott, állaguk megőrzésére alkalmas csomagolásban, és biztonságos helyen kell őrizni;
d) a lefoglalt lőfegyverdarabot, lőszerelemet, légfegyvert, gáz- és riasztófegyvert a biztonsági előírásoknak megfelelő módon és helyen kell kezelni és tárolni.
347/I. A szabálysértési hatóság az elkobzást elrendelő határozat jogerőre emelkedését követően, illetve a kézbesíthetetlenség okán az utolsó, elévülést félbeszakító eljárási cselekménytől számított hatodik hónap végén
a) a 347/H. pont d) alpontjában felsorolt tárgyakat az elkobzást elrendelő határozat egy példányával átadja a megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságok fegyverzeti műszaki szakterületének;
b) az értékesíthető dolgokat az elkobzást elrendelő határozat egy példányával megküldi az illetékes gazdasági ellátó szerv vezetőjének;
c) a pirotechnikai termékeket az elkobzást elrendelő határozat egy példányával átadja az illetékes tűzszerész szolgálatnak;
d) a fenti pontokba nem sorolható elkobzott dolgok megsemmisítéséről a szabálysértési hatóság intézkedik.
347/J. Ha a szabálysértési előadó a lefoglalt tárgy(ak) visszaadását rendeli el, a határozat alapján a tárgykezelő intézkedik a tárgy(ak) tulajdonos részére történő kiadása iránt. A tárgykezelő a tulajdonos, illetve meghatalmazottja által két példányban aláírt átvételi elismervény alapján adja ki a lefoglalt dolgot, melyből egy példányt a szabálysértési irathoz, egyet a nyilvántartó könyvhöz kell mellékelni. Ha a tulajdonos vagy meghatalmazottja a tárgy(ak) átvételének céljából nem jelenik meg, akkor a szabálysértési hatóság gondoskodik a tárgy(ak) 347/I. pontban felsoroltak szerinti továbbadásáról, illetve megsemmisítéséről.
347/K. A szabálysértési ügyintéző köteles havonta a nyilvántartókönyvbe bejegyzett adatokat egyeztetni azokkal az iratokkal, illetve tárgyakkal, melyekben lefoglalás, illetve elkobzás történt. A nyilvántartókönyvet a nyilvántartókönyv vezetésével megbízott személy a tárgyév végén lezárja és az erre vonatkozó záradékot az igazgatásrendészeti osztály (alosztály) vezetője ellenjegyzi.
IX. AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS MUNKA ELLENŐRZÉSE
348. Az iratok nyilvántartására és kezelésére vonatkozó szabályok megtartásának ellenőrzésére jogosultak
a) az iratképző szerv részéről:
aa) a szerv vezetője,
ab) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető,
ac) a szerv ügykezelője,
ad) a szerv ellenőrzési feladatokat ellátó ügyintézője,
ae) a szerv vezetője által írásban felhatalmazott személy;
b) más szerv részéről:
ba) a szakirányítást ellátó szerv vezetője, illetőleg az általa írásban felhatalmazott személy,
bb) a központi szakirányítást ellátó vezető által írásban felhatalmazott személy.
349. A szakirányítás keretében végzett ellenőrzés során az ügykezeléssel összefüggő feladatokat is ellenőrizni kell. A mulasztásokról, szabálytalanságokról az ellenőrzést elrendelő vezető köteles tájékoztatni az ellenőrzött szerv vezetőjét, aki köteles gondoskodni az ellenőrzés során megállapított hiányosságok megszüntetéséről.
350. Az ügykezelő köteles folyamatosan ellenőrizni a jelen Szabályzatban foglalt előírások betartását, az ellenőrzés során tapasztalt rendellenességeket közvetlen vezetőjének jelenteni.
351. A vezetők kötelesek folyamatosan ellenőrizni az iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, a határidők betartását, a vonatkozó rendelkezések végrehajtását.
352. A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a Rendőrség iratképző szerveinél az illetékes közlevéltár, valamint a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter által az iratok védelmével és az iratkezelés rendjével kapcsolatban elrendelt ellenőrzést az ellenőrzött szerv a vonatkozó jogszabályi keretek között köteles elősegíteni.
353. A felsőbb szervek a szakirányításuk alá tartozó szerveknél az ügykezeléssel egyidejűleg az iratselejtezést és irattározást is rendszeresen kötelesek ellenőrizni. A súlyosabb szabálytalanságokról az ORFK iratkezelésért felelős vezetőjének tizenöt napon belül írásban jelentést kell tenni, megjelölve a jogszerű állapot helyreállítása érdekében tett intézkedéseket.
X. OKTATÁS, VIZSGÁZTATÁS
354. Az ügykezelők a jelen Szabályzatból a kinevezésüket követő három hónapon belül, de legkésőbb a véglegesítésig az iratképző szerv vezetője vagy az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető által kijelölt bizottság előtt kötelesek vizsgát tenni. Az ügykezelői beosztásba történő véglegesítést a sikeres vizsga letételétől kell függővé tenni. A vizsga eredményes letételéről szóló igazolás egy példányát az érintett személyügyi iratai között kell elhelyezni.
355. Az ügyintézői állomány a kinevezését követő három hónapon belül köteles számot adni ügykezelési ismereteiből. A vizsga letételéről szóló igazolás egy példányát az érintett személyügyi anyagában kell elhelyezni.
356. Az iratképző szervek vezetői kötelesek gondoskodni arról, hogy jelen Szabályzat rendelkezéseit az állomány részére rendszeresen – évente legalább egy alkalommal – továbbképzés keretében oktassák. A Szabályzat megismerését az érintettek az oktatás alkalmával, aláírásukkal ellátott nyilatkozatukkal igazolják.
XI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
357. Jelen utasítás 2009. január 1. napján lép hatályba, azzal, hogy az Irattári Tervet a Magyar Országos Levéltár jóváhagyásában megjelölt időponttól kell alkalmazni, amely időpontról az ORFK iratkezelésének felügyeletét ellátó vezető értesíti a Rendőrség iratképző szerveit.
358. A Szabályzat hatályba lépésétől számított három hónapon belül a szervek vezetői saját hatáskörükben – e Szabályzat keretei között – felülvizsgálják ügyviteli részlet-szabályaikat, szükség esetén gondoskodnak az illetékes közlevéltár egyetértésével annak módosításáról vagy új szabályok megalkotásáról.
359. Jelen utasítás hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a Rendőrség egységes Iratkezelési Szabályáról szóló 55/2007. (OT 32.) ORFK utasítás, illetve a Rendőrség Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 55/2007. (OT 32.) ORFK utasítással kiadott Irattári Terv módosításáról szóló 49/2008. (OT 28.) ORFK utasítás.
1. számú melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz
A RENDŐRSÉG IRATKÉPZŐ SZERVEI
1. Országos Rendőr-főkapitányság
2. Köztársasági Őrezred
3. Készenléti Rendőrség
4. Nemzeti Nyomozó Iroda
5. Repülőtéri Rendőr Igazgatóság
6. Megyei (fővárosi) rendőr-főkapitányságok
7. Rendőrkapitányságok
8. Határrendészeti Kirendeltségek
9. Gazdasági ellátó igazgatóságok
2. számú melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz
ORSZÁGOS RENDŐR-FŐKAPITÁNYSÁG
Cím:1139 Budapest Teve u. 4-6. 1903 Bp. Pf. 314/15 Tel.: 443-5573/33140
Fax: 443-5733/33103
E-mail: orfkvezeto@orfk.police.huorfk.police.hu~
Szám: /2010.
Címzett neve, rendfokozata
Címzett beosztása
Cím
Tisztelt …………………….!
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Budapest, 2010. szeptember „ ”.
Tisztelettel:
Név, rendfokozat
beosztás
Melléklet:
Békés Megyei Rendőr-főkapitányság
Cím: 5600 Békéscsaba, Bartók Béla út 1-3. sz. Tel.: 66/444-528 / 66/523-702
E-mail: janosi@bekes.police.hubekes.police.hu~
Szám: /2010.
Címzett neve, rendfokozata
Címzett beosztása
Cím
Tisztelt …………………….!
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Melléklet:
Békéscsaba, 2010. szeptember „ ”.
Tisztelettel:
Név, rendfokozat
beosztás
3. számú melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz
ORSZÁGOS RENDŐR-FŐKAPITÁNYSÁG HIVATALA
Ügykezelési, Adat- és Titokvédelmi Osztály
Cím:1139 Budapest Teve u. 4-6. 1903 Bp. Pf. 314/15 Tel.: 443-5592/33524 Fax: 33523
E-mail: adatvedelem@orfk.police.huorfk.police.hu~
Szám: /2010.
Tárgy:
Hiv. szám:
Ügyintéző:
Tel.:
Címzett neve, rendfokozata
Címzett beosztása
Cím
Tisztelt …………………….!
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Budapest, 2010. szeptember „ ”.
Tisztelettel:
Név, rendfokozat
beosztás
Melléklet:
4. számú melléklet az 59/2008. (OT 31.) ORFK utasításhoz
ORSZÁGOS RENDŐR-FŐKAPITÁNYSÁG HIVATALA
Ügykezelési, Adat- és Titokvédelmi Osztály
Cím:1139 Budapest Teve u. 4-6. Tel.: 443-5592/33524 Fax: 33523
E-mail: adatvedelem@orfk.police.huorfk.police.hu~
Szám:
JEGYZŐKÖNYV
ÉRKEZETT IRAT ALAKI KELLÉKEINEK HIÁNYOSSÁGAIRÓL
Készült: 2010. ……………………….-án az Országos Rendőr-főkapitányság Hivatala Ügykezelési Adat- és Titokvédelmi Osztály ……………… sz. irodájában
Tárgy: Érkezett irat alaki kellékeinek hiánya
A küldemény azonosító adatai:
Küldő szerv:
Küldő iktatószáma:
Érkeztető szám:
Tárgy:
A Rendőrség Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 59/2008. (OT. 31.) ORFK utasítás 271/A. pontjában meghatározottakkal ellentétben fenti számú ügyiratról hiányzó alaki kellékek:
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
kmf.
|
…………………………………………………….. |
…………………………………………………….. |
